Umfragen erstellen mit Microsoft Forms

In der Technischen Kommunikation ist es nicht immer einfach, die Bedürfnisse und Aufgaben einer Zielgruppe zu verstehen, für die wir Dokumentation erstellen oder technische Lösungen entwickeln. Umfragen können hier helfen.

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft Office 365 nutzt, können Sie (abhängig von Ihrer Lizenz) Microsoft Forms nutzen, um schnell elektronische Umfragen zu erstellen. Ihre Zielgruppe benötigt nur wenige Minuten, um die Fragen zu beantworten, und Sie erhalten wertvolle Einblicke für Ihre Projekte. Lediglich zum Erstellen benötigen Sie die Microsoft Office 365-Lizenz, zum Beantworten eines Fragebogens ist diese nicht notwendig.

Wir haben die Software getestet und möchten Ihnen anhand einer Umfrage zur Organisation eines Sommerfestes darstellen, welche praktischen Funktionen Microsoft Forms bereithält und wie Sie diese schnell und geschickt einsetzen.

Fragetypen

Für die Fragen stehen acht Fragetypen zur Verfügung, die jeweils eine andere Funktion erfüllen. Am Beispiel einer Umfrage für ein geplantes Sommerfest gucken wir uns diese im Schnelldurchlauf an:

• Auswahl: Hinter diesem Typ verbirgt sich eine klassische Multiple-Choice-Frage. Sie können einstellen, ob mehrere Antworten oder nur eine angewählt werden dürfen.

• Datum: Fordert eine Datumseingabe und ist praktisch z.B. für eine Frage wie „Wann soll das Sommerfest stattfinden?“. Sie können aus allen eingesendeten Vorschlägen das beste Datum aussuchen.

• Text: Mit dieser Fragevariante geben Sie Ihrer Zielgruppe die Möglichkeit, eine eigene Freitext-Antwort auf eine Frage zu verfassen. 

• Rangfolge: Verwenden Sie diesen Typ, um ein Ranking zu erstellen. Die Personen, die Ihre Umfrage beantworten, müssen die Antwortmöglichkeiten nach z.B. Priorität oder Häufigkeit ordnen.

• Likert: Der von Rensis Likert erfundene und nach ihm benannte Fragetyp ermöglicht es uns, Einstellungen und Meinungen zu Aussagen einzuholen. Die Befragten müssen den Aussagen auf einer vorgegebenen mehrstufigen Antwortskala mehr oder weniger stark zustimmen bzw. sie ablehnen.

• Net Promoter Score (NPS): Der NPS ist gut geeignet, um herauszufinden, wie hoch eine Wahrscheinlichkeit ist. NPS bietet eine Skala von 0 (äußerst unwahrscheinlich) bis 10 (äußerst wahrscheinlich). Die Beschriftung können Sie jedoch ändern.

• Bewertung: Dieser Typ eignet sich besonders für Fragen nach der persönlichen Meinung. Voreingestellt ist eine fünfstufige Skala aus Sternen, bei der man jedoch das Symbol und die Anzahl der Stufen ändern kann.

• Dateiupload: Fordert das Hochladen einer Datei der beantwortenden Person, z.B. eine Worddatei, ein PDF, Bilder oder Videos.

Aber Achtung: Die hochgeladenen Dateien und der Name werden in OneDrive gespeichert und sind damit für die Formulareigentümerin oder den Formulareigentümer sichtbar. Zum Thema Anonymisierung der Daten unten mehr.

Weniger ist mehr

Die große Menge an Fragetypen verlockt dazu, möglichst viele zu verwenden, um für jede Frage das passende Format auszuwählen. Dabei ist allerdings Vorsicht geboten: Wenn eine Umfrage zu viele verschiedene Fragen-Formate enthält, kann es schnell überfordernd wirken. Daher gilt hier: Weniger ist mehr.

Übrigens: Sie können jede Frage als „Erforderlich“ markieren, um eine Antwort zu erzwingen.

Verzweigungen für verschiedene Versionen

Mit Verzweigungen erstellen Sie mehrere kleine Versionen einer Umfrage. Am sinnvollsten ist diese Funktion bei einer „Auswahl“: Nachdem Sie die Frage erstellt haben, klicken Sie auf die drei kleinen Punkte in der rechten unteren Ecke und danach auf „Verzweigung hinzufügen“. Basierend auf der Antwort, die die Person gewählt hat, können Sie bestimmen, welche Frage als nächstes erscheinen soll. Sie müssen die Frage bereits erstellt haben, damit Sie sie in diesem Menü anwählen können.

Wenn Sie mehrere Mini-Versionen einer Umfrage erstellen, können Sie diese genau auf die verschiedenen Zielgruppen abstimmen. Die beantwortende Person sieht also nur die Fragen, die Sie für den gewählten „Weg“ bestimmt haben.

Thematische Abschnitte

Falls Sie einen längeren Fragebogen mit mehreren Fragen erstellen möchten, ist es ratsam, Abschnitte einzufügen. Dadurch werden die Fragen nicht alle auf einer Seite untereinander angezeigt, sondern abschnittsweise auf separaten Seiten. Nach Einfügen eines Abschnittes können Sie diesem auch eine Beschreibung geben, in der Sie z.B. erklären, welchem Aspekt oder Thema sich die kommenden Fragen widmen.

Am Ende der Seite taucht zudem eine praktische Fortschrittsanzeige auf, die den Bearbeitungsstand der Umfrage widerspiegelt.

Erreichen Sie schnell Ihre gewünschte Zielgruppe

Nehmen wir an, Sie möchten eine Umfrage über Ihre Projektarbeit starten. Anstatt jede Person einzeln zu kontaktieren, können Sie Ihre Umfrage über die Teilen-Funktion an Ihre Kontakte verschicken. Die Empfängerinnen und Empfänger klicken auf den Link oder scannen den QR-Code und gelangen so direkt zum Fragebogen.

Wer darf ausfüllen?

Unter „Wer dieses Formular ausfüllen kann“ können Sie weitere Einstellungen für die Zielgruppe vornehmen, Zugriffsbeschränkungen hinzufügen und Maßnahmen zum Datenschutz bestimmen. Wenn Sie eine Umfrage komplett anonym halten möchten, dann wählen Sie die Option "Jeder mit dem Link...". Den Link können Sie dann z.B. per Mail verteilen. Bei dieser Option speichert Microsoft Forms keine Informationen zu den Personen, die die Umfrage beantwortet haben.

Falls Ihr Fragebogen eine Frage des Typs „Dateiupload“ enthält, können Sie jedoch nicht die Option „Jeder kann antworten“ wählen. Diese Option ist per se anonym. Da bei dem Dateiupload u.a. der Name erfasst wird, müssen Sie in dem Fall eine andere Einstellung wählen oder alternativ die Frage löschen.

Tendenzen beobachten und Ergebnisse anzeigen

Für eine Zusammenfassung der Antworten auf Ihre Umfrage klicken Sie auf den Reiter „Antworten“. Diese Ansicht auf derselben Seite ist sehr bedienungsfreundlich. Man sieht auf den ersten Blick, in welche Richtung die Tendenzen gehen und welche die ausschlaggebenden Antworten waren. Die Resultate werden in farbigen Diagrammen aufbereitet und dargestellt. Die Funktion „Ergebnisse anzeigen“ ist sehr hilfreich, um die einzelnen Fragebögen durchzuklicken und eventuelle Korrelationen zwischen den Antworten ausfindig zu machen.

Antworten in einer Excel-Tabelle

Für weitere Berechnungen und Aufstellungen von Statistiken können Sie sich die Antworten in einer Excel-Tabelle ausgeben lassen. Diese Excel-Tabelle wird automatisch im Hintergrund generiert und regelmäßig mit den eingehenden Antworten auf den Fragebogen synchronisiert. Sie wird im selben Ordner gespeichert wie die Umfrage. Die eingetragenen Fragen werden als Kopfzeilen der Excel-Tabelle definiert.

Sofern Sie in den Umfrage-Einstellungen unter „Wer dieses Formular ausfüllen kann“ die Option „Jeder kann antworten“ gewählt haben, werden die Antworten in der Excel-Tabelle anonym gespeichert. So sind, wie oben erwähnt, keine Rückschlüsse auf die Person möglich, da jede Absendung des Fragebogens lediglich eine ID und ein Datum mit Uhrzeit zugeteilt bekommt.

Wir hoffen, dieser Blogartikel hat Ihnen einen ersten Einblick in das Tool Microsoft Forms gegeben. Vielleicht können Sie sogar den ein oder anderen Trick bei der Erstellung Ihrer persönlichen Umfrage oder Abstimmung nutzen.