Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG

Boehringer Ingelheim zählt zu den 20 führenden Unternehmen der Branche und ist bis heute in Familienbesitz. Für die drei Geschäftsbereiche Humanpharmazeutika, Tiergesundheit und biopharmazeutische Auftragsproduktion schaffen rund 50.000 Mitarbeiter tagtäglich Werte durch Innovation.

Auftraggeber

Boehringer Ingelheim GmbH & Co. KG

Projektzeitraum

seit 2016

Ziel des Projekts

Geräte-Anweisungen (Operating Instructions) bilden einen Teil der internen Dokumentation bei Boehringer Ingelheim. Die Geräte-Anweisungen richten sich hauptsächlich an Labormitarbeiter, die spezielle Analysegeräte für den pharmazeutischen Herstellungsprozess bedienen. Sie unterliegen einem Revisionszyklus innerhalb eines geregelten Prozesses zur Sicherung der Qualität und Konformität mit gesetzlichen Anforderungen. Zusätzlich werden die Geräte-Anweisungen in regelmäßigen Audits verwendet, um nachzuweisen, dass die Funktionsweise und z. B. die Funktionsprüfung der Geräte den gesetzlichen Anweisungen genügt. Um sowohl den Bedürfnissen der Anwender als auch einer lückenlosen Belegpflicht gerecht zu werden, müssen diese Dokumente nachvollziehbar und zielgruppengerecht verfasst sein und innerhalb der Revisionsfristen im Boehringer-internen Dokumenten-Management-System für ihre Anwender gepflegt werden.

Projektmanagement und Überarbeitung von Operating Instructions

In enger Zusammenarbeit mit den Fachexperten schreiben und überarbeiten wir Geräte-Anweisungen und dazugehörige Vorlagen in Microsoft Word mit Fokus auf Anwendbarkeit und Audit Safety. Die Überarbeitung der Dokumente findet in einem zugriffsbeschränkten und versionskontrollierten Bereich im Boehringer-internen Dokumenten-Management-System statt. Zusätzlich koordinieren wir Prozessabläufe und Reviews und achten auf die Einhaltung von Fristen im Prozess bzw. leiten Maßnahmen bei Fristüberschreitung ein. Nach Fertigstellung der Dokumente leiten wir die Bereitstellung und Schulung der Dokumente in einer schreibgeschützten Umgebung im Dokumenten Management-System ein.

Unterstützung bei der Erstellung eines Wiki-basierten Redaktionsleitfadens und einer Terminologie

Zeitgleich begleiten wir Boehringer Ingelheims Qualitätsabteilung bei der Erstellung eines Redaktionsleitfadens in Form eines Wikis und dem Aufbau einer einheitlichen Terminologie inklusive automatisierter Prüfung in Microsoft Word. Diese Maßnahmen sollen zukünftig allen internen technischen Autoren helfen, ihre Dokumente effizient, einheitlich und zielgruppengerecht zu erstellen. So optimieren wir unter anderem die Wiederverwendung von Inhalten und den Schreibprozess.

Unsere Leistungen im Überblick

  • Erstellen von Vorlagen für Geräte-Anweisungen
  • Erstellen und Überarbeiten von Geräte-Anweisungen und Überprüfung hinsichtlich Struktur, Eignung für die Zielgruppe und Sprache in der Rolle des technischen Autors
  • Unterstützung des internen Boehringer-Autoren-Teams im Bereich der technischen Dokumentation
  • Organisation, Leitung und Nachverfolgung von Boehringer-Projektmeetings zur Überarbeitung von Geräte-Anweisungen
  • Durchführung von Qualitätskontrolle an Geräte-Anweisungen (gemäß internen Vorgaben)
  • Recherchen in den Boehringer-internen Dokumenten-Management-Systemen
  • Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung eines zielgruppenorientierten Redaktionsleitfadens zum regelbasierten und standardisierten Schreiben
  • Entwicklung einer kundenspezifischen Terminologie-Lösung
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