Bestandsdokumentation migrieren
Datenmigration leicht gemacht
Wir migrieren Ihre bestehenden Dokumente zuverlässig in eine neue Autorenumgebung, ein neues Format oder ein neues Redaktionssystem (CCMS), damit Sie schnell und effizient weiterarbeiten können.
Warum eine Datenmigration notwendig wird
Haben Sie kürzlich ein neues Format, eine neue Autorenumgebung oder ein Redaktionssystem (CCMS) für Ihre Technische Dokumentation eingeführt? Dann können Sie Ihre Inhalte modular schreiben, wiederverwenden und für Ihre Kundschaft gezielt bereitstellen. Oft liegen jedoch viele vorhandene Dokumente weiterhin in der alten Struktur vor und müssen in die neue Autorenumgebung übertragen werden.
Migration von Bestandsdokumentation mit parson
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Bestandsdokumentation effizient zu migrieren, zum Beispiel, indem wir Skripte entwickeln, um Inhalte in ein neues XML-Format zu konvertieren. Außerdem übernehmen wir redaktionelle Aufgaben, damit Sie in Ihrer neuen Autorenumgebung schnell produktiv arbeiten können. So arbeiten wir.
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Bestandsdokumentation migrieren
Zielsystem und Migration gemeinsam denken
Eine erfolgreiche Datenmigration beginnt nicht erst nach dem Aufsetzen des neuen Redaktionssystems und seiner neuen Informationsarchitektur, sondern bereits mit der Ausarbeitung einer klar definierten Strategie während des Einführungsprozesses.
Die Strategie definiert nicht nur, wie Sie die zu migrierenden Altdaten an die neue Informationsarchitektur anpassen, sondern stellt auch entscheidende Weichen für Kosten und Dauer der Migration. Dabei gilt es zu entscheiden, welche Bestandsinhalte Sie überhaupt migrieren, wann Sie diese überführen und welche Qualitätsanforderungen sie erfüllen sollen.
Die Migration von Bestandsdaten ist oft ein wesentlicher Kostentreiber und gehört daher frühzeitig in die Finanz- und Aufwandsplanung. Je besser migrierte Inhalte den neuen Vorgaben entsprechen, desto geringer fällt der Aufwand für spätere Nacharbeiten aus. Gleichzeitig steigen aber Kosten und Aufwand für eine teilautomatisierte Migration, je mehr Bestandsinhalte mit voneinander abweichenden Strukturen Sie migrieren und gegebenenfalls neu übersetzen müssen.
Die alte und neue Informationsarchitektur sowie die zugrunde liegenden Technologien spielen dabei eine wesentliche Rolle. Wenn wir diese Faktoren kennen, können wir den Migrationsaufwand und das Automatisierungspotenzial fundiert einschätzen. Je strukturierter und einheitlicher die Bestandsdaten sind, desto einfacher können wir sie in die neue, klare Informationsarchitektur überführen. Ergänzende KI-Verfahren können regelbasierte Verfahren unterstützen und beispielsweise das semantische Mapping der Inhalte erleichtern.
Vor der Migration analysieren wir daher gemeinsam mit Ihnen das Informationsmodell, die Metadaten und Dokumenttypen der Bestandsdaten und ermitteln Risiken und Potenziale für die Migration. Auf dieser Grundlage entwickeln und bewerten wir verschiedene Szenarien. Sie bilden die Entscheidungsgrundlage für eine wirtschaftlich tragfähige Migrationsstrategie.
Planen Sie Ihre Datenmigration mit uns – strategisch, effizient und wirtschaftlich.
Datenmigration leicht gemacht. So arbeiten wir
Auf Grundlage der gemeinsam entwickelten Migrationsstrategie setzen wir die Migration Ihrer Bestandsdokumentation um. Dabei kombinieren wir je nach Ausgangslage automatisierte Verfahren und redaktionelle Arbeit.
- Bestandsdaten analysieren. Wir analysieren die Bestandsdaten für die konkrete Umsetzung und prüfen das gewünschte Zielformat.
- Skripte programmieren. Wir programmieren Skripte für die Umwandlung von Inhalten oder Altdaten in XML oder andere Formate, u. a. aus Word, LaTeX und FrameMaker.
- Redaktionell arbeiten. Wir unterstützen Sie redaktionell bei der Neustrukturierung der Bestandsdokumentation: weg von großen Dokumenten hin zu kleineren Topics.
- Wiederverwendung umsetzen. Wir analysieren die Bestandsdokumentation auf Wiederverwendungspotenziale, damit sich die Inhalte in Ihrer neuen Autorenumgebung effizient nutzen lassen.
- Inhalte klassifizieren. Wir klassifizieren die bestehenden Inhalte entsprechend des Metadatenkonzepts der neuen Autorenumgebung mit passenden Metadaten für Filterung und Auslieferung.
Weitere Informationen rund um das Thema Informationsarchitektur finden Sie auch in unseren FAQs.
Übrigens: Mit der Methode des Content-Engineering strukturieren und organisieren wir Inhalte entsprechend einem Content- und Metadatenmodell. So unterstützen wir Sie dabei, bestehende Inhalte an neue Lieferwege oder neue Autorenumgebungen anzupassen. Erfahren Sie mehr über Content-Engineering von parson.
FAQs – Häufig gestellte Fragen zur Migration von Bestandsdokumentation
FAQs – Häufig gestellte Fragen zur Migration von Bestandsdokumentation
Wie lange dauert es, Bestandsdokumentation in ein neues Redaktionssystem (CCMS oder CMS) zu migrieren?
Wie lange eine Migration dauert, hängt stark davon ab, in welchem Format die Dokumentation erstellt wurde, welches Format die neue Autorenumgebung benötigt und wie viele Inhalte migriert werden sollen. Des Weiteren spielt es eine Rolle, inwieweit die Dokumentation neu strukturiert werden muss, weil sich die zugrundeliegende Informationsarchitektur geändert hat.
Wenn bei der Konvertierung von einem Format in ein anderes – z. B. von Word zu DITAXML – Skripte und Tools eingesetzt werden können, kann die Migrationszeit verringert werden. Kontrolle der Ergebnisse und eventuelle Nachbearbeitung kommen jedoch in jedem Fall hinzu.
Zeitaufwändiger ist es, wenn die Bestandsdokumentation neu strukturiert werden muss. Das erfolgt zumeist manuell und ist dementsprechend aufwändig. Ggf. können skript-basierte Konvertierung in das neue Format und anschließende Umstrukturierung kombiniert werden.
Das passende Vorgehen legen wir im Rahmen der Migrationsstrategie gemeinsam mit Ihnen fest. Eine Probemigration kann zusätzlich zeigen, ob sich das gewählte Vorgehen in der Praxis bewährt. So können wir die Durchführbarkeit prüfen und den Zeitaufwand genauer einschätzen.
Können wir unsere Bestandsdokumentation auch manuell migrieren?
Im Prinzip können Sie alle Dokumente manuell migrieren. Allerdings sollten Sie die Menge der Inhalte berücksichtigen. Zudem gibt es die Dokumentation eventuell in mehreren Sprachen. In diesem Fall empfehlen wir, nur die Mastersprache zu migrieren und die weiteren Sprachen erneut zu übersetzen. Nicht zu unterschätzen: Sie benötigen dafür personelle Kapazitäten. Außerdem benötigen die Personen, die migrieren, Grundkenntnisse in beiden Systemen.