Online-Dokumentation für eine Personalverwaltungssoftware. Autorenschulungen und Einführung eines Autorensystems

Ziele und Erfolge

Das Zentrum für Personaldienste benötigte Unterstützung beim Erstellen der Dokumentation für die neue Personalverwaltungssoftware KoPers. Hauptziel war es, das ZPD beim Erstellen einer Dokumentation für die neue Personalmanagementsoftware KoPers zu unterstützen. Die Dokumentation sollte als PDF und kontextsensitive Online-Hilfe veröffentlicht werden. 

Das ZPD ist jetzt in der Lage, mit geringem Aufwand die bestehende Dokumentation von 1300 Seiten auf dem neuesten Stand zu halten und um fehlende Inhalte zu erweitern. Das ZPD kann in regelmäßigen Abständen allen Mitarbeitern eine aktualisierte Dokumentation von KoPers zur Verfügung stellen.

Kundenzitat

„Wir haben ganz viel erreicht und ein tolles Ergebnis erzielt: Ein 1300 Seiten starkes Handbuch mit guter Struktur und im einheitlichen Design. Wir haben eine Software bekommen, mit der wir das Projekt weiterführen können. parson hat nicht nur seine Arbeitskraft zur Verfügung gestellt, alle Mitarbeiter waren nicht nur mit dem Kopf, sondern auch mit dem Herzen dabei. Wir hatten immer das Gefühl, gut betreut und unterstützt zu werden.“

Karin Ladiges, Projektleitung Prozesse

Aufgaben- und topic-basierte Informationsarchitektur unterstützt Fachprozesse

parson entwickelte eine topic-basierte und aufgabenorientierte Informationsarchitektur für die Dokumentation, um die Fachprozesse der Sachbearbeiter im Personalwesen optimal zu unterstützen. Die Dokumentationsinhalte wurden gemeinsam mit Fachexperten des ZPD erstellt. Dazu schulte parson die Sachbearbeiter zusätzlich im technischen Schreiben. Das PDF-Dokument und die Online-Hilfe wurden aus MS-Word-Dokumenten durch RoboHelp generiert.

Einführung eines Autorensystems

In einem nachfolgenden Projekt beriet parson das ZPD bei der Einführung eines geeigneten Autorensystems, um das parallele Arbeiten von Autoren und die Wiederverwendung von Inhalten zu ermöglichen. In Workshops wurden die Anforderungen der Fachautoren erfasst und eine Vorauswahl geeigneter Autorensysteme getroffen. In einem Evaluierungsverfahren mit mehreren Systemen suchte parson das geeignetste System für das ZPD aus: docuglobe von gds. Alle Bestandsdaten wurden aufbereitet und in das neue System migriert. 

Unsere Leistungen im Einzelnen: 

  • Entwicklung einer topic-basierten Informationsarchitektur für die Softwaredokumentation in Form einer Vorlage in MS Word
  • Erstellen eines Redaktionsleitfadens inklusive einer Terminologieliste
  • Erstellen von Dokumentation, redaktionelle Überarbeitung von Inhalten 
  • Beratung und Entwicklung zu Adobe RoboHelp und Microsoft Word-Integration
  • Beratung in technischer Redaktion und Dokumentationstechnologie
  • Schulungen in technischer Redaktion und Adobe RoboHelp
  • Beratung für ein neues Autorensystem
  • Konfiguration des neuen Autorensystems docuglobe
  • Unterstützung bei der Migration der Bestandsinhalte in das neue Autorensystem
  • Projektmanagement

Einblicke

Abbildung 1: Handbuchseiten im ZPD-Design generiert aus docuglobe

   

Abbildung 2: Screenshot Personalverwaltungssoftware KoPers

 

Abbildung 3: KoPers-Handbuchstruktur im Autorensystem docuglobe

 

Über ZPD Hamburg

Das Zentrum für Personaldienste (ZPD Hamburg) ist als Landesbetrieb eine wirtschaftlich selbstständige Einrichtung der Freien und Hansestadt Hamburg. Das ZPD Hamburg erbringt vielfältige personalwirtschaftliche Dienstleistungen für die Dienststellen der Stadt sowie für weitere Kunden. Hierzu stellt der Landesbetrieb IT-Verfahren für die Personalarbeit bereit und ist zuständig für eine Vielzahl von Leistungen wie zum Beispiel Beihilfe und Versorgung. Unter anderem veranlasst das ZPD Hamburg die Auszahlung von Bezügen an circa 150.000 Empfänger in Höhe von jährlich rund 3,7 Milliarden Euro.