360-Grad-Analyse für Content-Prozesse und -Systeme
Für eine klare Sicht auf bestehende Prozesse
Bei der 360-Grad-Analyse werden Ihre Prozesse in der Technischen Kommunikation und im Umgang mit Produktdaten ganzheitlich beleuchtet – aus der Sicht von Mitarbeitenden, Management, Kundschaft und externen Partnern. Das Ergebnis ist ein vernetztes, realistisches Gesamtbild, das Optimierungspotenziale sichtbar macht, die im Tagesgeschäft oft übersehen werden.
Ob zur Vorbereitung einer Digitalisierung Ihrer Unternehmensinhalte oder zur Optimierung bestehender Prozesse – die 360-Grad-Analyse liefert Ihnen eine fundierte Bestandsaufnahme, deckt Schwachstellen auf und zeigt konkrete Handlungsmöglichkeiten. Für mehr Transparenz und bessere Entscheidungen.
Gerade in der Technischen Kommunikation, wo viele Abteilungen, Tools und Anforderungen ineinandergreifen, bietet die 360-Grad-Analyse wertvolle Orientierung und einen Blick über die Grenzen des eigenen Fachbereichs hinaus. Sie hilft, digitale Vorhaben wie die Einführung eines Redaktionssystems, den Aufbau einer Kundenplattform, die Einführung von KI im Kundenservice oder den Aufbau von digitalen Zwillingen strategisch vorzubereiten und erfolgreich umzusetzen.
Darum ist eine 360-Grad-Analyse nützlich
Prozesse erneuern und erweitern
Viele Unternehmen arbeiten mit etablierten Abläufen, die im Tagesgeschäft funktionieren – doch oft gibt es ungenutzte Potenziale oder notwendige Anpassungen aufgrund von Marktveränderungen. Eine 360-Grad-Analyse deckt systematisch auf, wo Brüche in Workflows , doppelte Arbeit oder unnötige Aufwände entstehen – etwa durch isolierte Systeme oder ineffiziente Übergabeprozesse. So werden konkrete Ansätze sichtbar, um Prozesse zu verschlanken, Systeme besser zu vernetzen – und die Zufriedenheit aller Beteiligten zu steigern.
Digitalisierung oder Automatisierung vorbereiten
Ein Unternehmen, das Prozesse digitalisieren oder automatisieren möchte, braucht einen klaren Blick auf den Ist-Zustand. Die 360-Grad-Analyse schafft die nötige Transparenz und bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen – etwa zur Notwendigkeit bzw. zur Auswahl passender Tools.
Reorganisation oder Unternehmenswachstum
Wachstum und Veränderung bringen neue Anforderungen an Prozesse mit sich. Die 360-Grad-Analyse hilft, Strukturen zu vereinheitlichen, Schnittstellen zu klären und Abläufe skalierbar zu gestalten.
Neue gesetzliche oder regulatorische Anforderungen
Neue Vorgaben – zum Beispiel bei Datenschutz oder Produktauszeichnung – erfordern dokumentierte und gesetzeskonforme Prozesse. Die 360-Grad-Analyse sorgt für Klarheit, identifiziert Lücken und unterstützt dabei, Regelkonformität sicherzustellen.
Kundenzufriedenheit oder Servicequalität verbessern
Lange Reaktionszeiten oder fehlende Transparenz verringern die Kundenzufriedenheit. Die 360-Grad-Analyse bringt die Kundensicht ins Spiel und zeigt gezielt auf, wo die Schmerzpunkte liegen und wie Prozesse kundenfreundlicher gestaltet werden können. Zum Vergleich werden auch die Informationsangebote von ausgewählten Mitbewerbern in die Analyse einbezogen.
Arbeitsbelastung optimieren – Zufriedenheit der Mitarbeitenden verbessern
Unklare Zuständigkeiten oder aufwändige Routinen können zu Frust bei allen Beteiligten führen. Die 360-Grad-Analyse identifiziert Entlastungspotenziale und unterstützt dabei, Abläufe verständlicher und reibungsloser zu gestalten.
Vorbereitung auf Zertifizierungen oder Audits
Ob ISO 9001, ISO 27001, Umweltmanagement oder ESG: Wer sich zertifizieren lassen will, braucht Klarheit über seine Prozesse und eine aussagekräftige Prozessdokumentation. Die 360-Grad-Analyse liefert die passende Grundlage – nachvollziehbar dokumentiert und optimierbar aufbereitet.
Wir führen die 360-Grad-Analyse und Prozess-Analyse für Sie durch. So arbeiten wir.
Ihre Ansprechpartner:innen
zum Thema 360-Grad-Analyse
360-Grad-Analyse und Prozess-Analyse für eine klare Sicht auf Ihre Prozesse. So arbeiten wir
- Interne Perspektiven erfassen: Mitarbeitende und Management. In Interviews, Umfragen und Workshops bringen wir die unterschiedlichen Perspektiven aus dem Tagesgeschäft und der strategischen Zielsetzung zusammen.
- Externe Sicht einbeziehen: Kunden, Lieferanten, Partner, Wettbewerb. Wir analysieren, wie Ihre Prozesse von außen wahrgenommen werden. Durch Umfragen, Gespräche und Wettbewerberanalysen identifizieren wir Verbesserungspotenziale – etwa bei Servicequalität, Schnittstellen oder Auslieferung technischer Inhalte.
- Daten, Inhalte und Systeme analysieren. Wir werten Inhalte, Daten, Prozesse und Schnittstellen in verschiedenen Systemen aus, u.a. in Redaktionssystemen, Content-Delivery-Plattformen, Kundenportalen, PLM-, PIM- und ERP-Systemen.
- Rahmenbedingungen mitdenken: Organisation, Technologie, Compliance. Technologische, organisatorische und rechtliche Aspekte beziehen wir von Anfang an mit ein. So stellen wir sicher, dass alle Optimierungsvorschläge realistisch, zukunftsfähig und regelkonform sind – auch bei branchenspezifischen Anforderungen.
Weitere Informationen rund um das Thema 360-Grad-Analyse finden Sie auch in unseren FAQs.
FAQs – Häufig gestellte Fragen zum Thema 360-Grad-Prozessanalyse
Was ist eine 360-Grad-Analyse?
Die 360-Grad-Analyse ist eine erweiterte Form der Prozessanalyse. Sie betrachtet Abläufe nicht nur intern, sondern ganzheitlich – aus der Sicht von Mitarbeitenden, Management, Kundschaft und externen Partnern. Zusätzlich werden Daten und Inhalte analysiert. So entsteht ein vernetztes Gesamtbild, das Schwachstellen aufdeckt und eine gezielte Optimierung ermöglicht. Besonders in Bereichen wie der Technischen Kommunikation und dem Produktdatenmanagement bildet sie eine fundierte Grundlage für Digitalisierung, Automatisierung oder Reorganisation.
Was ist der Unterschied zwischen einer 360-Grad-Analyse und einer klassischen Prozessanalyse?
Eine klassische Prozessanalyse konzentriert sich in der Regel auf interne Abläufe: Sie erfasst, wie Prozesse aktuell funktionieren, bewertet sie und identifiziert Verbesserungsmöglichkeiten. Die 360-Grad-Analyse erweitert diesen Ansatz um externe Perspektiven, Daten/Inhalte und übergreifende Zusammenhänge – ideal für komplexe, abteilungsübergreifende oder strategisch ausgerichtete Vorhaben.
Wie läuft eine 360-Grad-Analyse typischerweise ab?
Der Ablauf folgt einem strukturierten Vorgehen:
- Ziele und Vorgehen. Eine 360-Grad-Analyse wird meist im Rahmen einer Transformation durchgeführt. Deshalb werden zunächst die Ziele der Transformation und der 360-Grad-Analyse definiert und das methodische Vorgehen abgestimmt.
- Ist-Zustand. Der aktuelle Stand von Prozessen, Inhalten und eingesetzten Tools wird erfasst – z. B. mithilfe von Interviews, Workshops, Umfragen und Fragebögen oder Beobachtungen. Dabei fließen die Perspektiven aller Beteiligten mit ein.
- Auswertung und Handlungsempfehlungen. Die Ergebnisse der Analyse werden systematisch analysiert und ausgewertet, auch mit KI-Unterstützung. Daraus werden konkrete Empfehlungen zur Optimierung abgeleitet und den definierten Zielen zugeordnet.
- Begleitung der Umsetzung. Bei Bedarf begleiten wir Sie fachlich bei der Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen.
Für welche Situationen ist eine 360-Grad-Analyse sinnvoll?
Eine 360-Grad-Analyse empfiehlt sich besonders in Phasen der Veränderung – etwa bei Reorganisationen, Digitalisierung, Modernisierung, schnellem Wachstum oder dem Start neuer Produkte. Sie ist darüber hinaus für Unternehmen interessant, die durch komplexe Schnittstellen zwischen Abteilungen einen zunehmenden Reibungsverlust im Arbeitsalltag beklagen.
Für den Aufbau einer zukunftsfähigen Technischen Kommunikation unterstützt die Analyse dabei, Schwachstellen in der Erstellung und Bereitstellung technischer Informationen für Mitarbeitende und Kunden systematisch zu identifizieren und gezielt zu beheben. Ziel ist es, Prozesse effizienter, skalierbarer und nachhaltiger zu gestalten. Dazu gehört unter anderem die Analyse bestehender Workflows sowie die Ableitung konkreter Handlungsempfehlungen. Auch die Bewertung der eingesetzten Systeme für Informationsmanagement, Content-Management und Informationsbereitstellung ist sinnvoll – z. B. im Hinblick auf Modularisierung, Wiederverwendung und die Anforderungen an moderne Auslieferung von Informationen und Wissensmanagement.
Welche Methoden gibt es für die Prozessanalyse?
Zur Analyse und Optimierung von Prozessen werden folgende Methoden eingesetzt:
- Interviews. Einzel- oder Gruppeninterviews mit allen Beteiligten entlang der Prozesskette.
- Beobachtungen. Begleitung konkreter Arbeitsschritte im Tagesgeschäft, um einen Blick von außen auf die Abläufe zu bekommen.
- Umfragen und Fragebögen: Datenerhebung durch Befragung von ausgewählten Personenkreisen zu bestimmten Themen
- Workshops. Gemeinsame Analyse von Ist-Prozessen und Entwicklung von Zielbildern.
- Dokumentenanalysen. Sichtung vorhandener Prozessdokumentation, interner Dokumentation und Technischer Dokumentation, Marketingdokumenten, , Redaktionsleitfäden etc.
- Systemanalysen. Bewertung der eingesetzten Tools und Systeme im Hinblick auf Usability, Schnittstellen und Zukunftsfähigkeit.
- Reifegradanalysen. Einschätzung der aktuellen Organisation, Strukturen, Prozesse und Inhalte mithilfe einer standardisierten Skala.
Wie erstelle ich einen Prozessanalyse?
Die Erstellung einer Prozessanalyse erfolgt typischerweise in mehreren Schritten:
- Ziel festlegen. Was soll mit der Analyse erreicht werden?
- Prozess auswählen. Welcher Prozess soll analysiert werden, z.B. Freigabeprozess für Dokumente, Übersetzungsmanagement?
- Informationen sammeln. Mithilfe von Interviews, Beobachtungen, Workshops, Dokumentenanalysen etc.
- Ist-Prozess modellieren. Visuelle Darstellung des aktuellen Ablaufs mit allen Beteiligten, Tools und Schnittstellen
- Probleme und Verbesserungspotenziale identifizieren. Wo treten Engpässe, Medienbrüche oder Unklarheiten auf?
- Soll-Prozess entwerfen. Entwicklung eines optimierten Zielprozesses mit klaren Verantwortlichkeiten und effizientem Ablauf.
- Maßnahmen ableiten. Konkrete Schritte zur Umsetzung, z. B. Tool-Anpassungen, Rollenklärung, Schulungen etc.
Welche Tools werden zur Prozessanalyse verwendet?
Für die Analyse und Modellierung von Prozessen kommen je nach Zielsetzung verschiedene Tools zum Einsatz:
- Mind-Mapping-Tools, z.B. MindManager, für Brainstorming, Workshop-Dokumentation und kollaborative Ideensammlungen
- Prozessmodellierungs- und Diagrammtools, z.B. Microsoft Visio oder Signavio, zur visuellen Darstellung von Ist- und Soll-Prozessen
- Tabellenbasierte Tools, z.B. Excel, zur tabellarischen Erfassung von Prozessdaten, Rollen, Anforderungen und Verbesserungspotenzialen
- Agile Projektmanagement- und Backlog-Tools wie JIRAoder Azure DevOps
- Präsentationstools, z.B. PowerPoint