Warum Unternehmen von einer 360-Grad-Analyse ihrer Inhalte und Prozesse profitieren
Sind Sie bereit für eine Inspektion Ihrer Unternehmensprozesse und -inhalte?
Jedes Unternehmen veröffentlicht täglich zahlreiche Inhalte (Content): Datenblätter, Website-Artikel, Wissensartikel, Supportinformationen, Betriebsanleitungen uvm. Die Strukturen für Enterprise-Content sind dabei vielfältig und oft historisch gewachsen. Ein wenig ist es so wie bei einem soliden, aber über Jahre erweitertem und modernisiertem Haus. Das Haus steht sicher, erfüllt seinen Zweck und ist in Teilen sehr modern. Aber unter der Oberfläche können sich Strukturen entwickelt haben, die im Alltag kaum auffallen, jedoch langfristig den reibungslosen Ablauf beeinflussen.
So wie sich in einem Haus mit jeder Renovierung und jedem Anbau neue Leitungen, Kabelstränge und Verbindungen hinter den Wänden ansammeln, wachsen in Unternehmen im Laufe der Zeit Prozesse, Schnittstellen und Zuständigkeiten.
Das macht Unternehmen leistungsfähig, kann aber auch dazu führen, dass sich Abläufe überlagern, Informationen und Content mehrfach gepflegt werden oder Abstimmungen länger dauern. In der Technischen Kommunikation und im Umgang mit Produktdaten zeigt sich das besonders deutlich:
- Freigaben dauern, weil auch kleinere Änderungen nur im Rahmen von ganzen Dokumenten geprüft werden können.
- Die gleichen Daten liegen in mehreren Systemen, z.B. in der Entwicklungsdatenbank und im Redaktionssystem.
- Informationen werden über Meetings und manuell gepflegte Dokumente in andere Abteilungen übermittelt.
- Jede Abteilung kennt nur ihren Ausschnitt und hat ein eigenes Verständnis von der Produktstruktur des Unternehmens.
- Medienbrüche, doppelte Arbeit oder unklare Rollen bleiben lange unbemerkt – bis ein Digitalisierungsprojekt ins Stocken gerät oder Kund:innen unzufrieden sind.
Zeit für eine 360-Grad-Analyse: der Blick von außen und aus allen Perspektiven
Hier kommt die 360-Grad-Analyse ins Spiel. Sie ist wie eine gründliche Gebäudeinspektion – nur eben für Inhalte, Prozesse und Datenflüsse. Statt nur einzelne Räume zu inspizieren, betrachten wir bei der 360-Grad-Analyse das ganze Haus:
- aus Sicht der Mitarbeitenden, die täglich damit arbeiten
- aus Sicht des Managements, das strategische Ziele verfolgt
- aus Sicht der Kundschaft und externen Partner, die die Ergebnisse erleben
So entsteht ein realistisches, vernetztes Bild. Eines, das zeigt, wo Prozesse ins Stocken geraten, wo unnötige Umwege entstehen – und wie man sie beseitigt.
Die Analyse ist dabei in vielen Fällen der erste Schritt eines Transformationsprozesses. Zunächst werden die Optimierungspotenziale identifiziert. Anschließend priorisiert das Unternehmen die Handlungsfelder, bevor die eigentlichen "Baumaßnahmen" beginnen.
Mehr als nur ein Prozess-Check
Die 360-Grad-Analyse ist kein "Haken dran"-Audit, sondern ein Werkzeug, um Orientierung zu schaffen. Sie hilft dabei,
- Digitalisierungsvorhaben gezielt vorzubereiten – ob neues Redaktionssystem, Kundenplattform, Chatbot im Kundenservice oder digitaler Zwilling
- bestehende Abläufe zu verschlanken – doppelte Arbeit vermeiden, Schnittstellen optimieren
- Zusammenarbeit zu verbessern – Abteilungs- und Systemgrenzen überwinden
Gerade weil viele Bereiche und Tools ineinandergreifen, lohnt sich der Blick über die eigene Fachbereichsgrenze hinaus.
Wenn Theorie zur Praxis wird – erfolgreiche Beispiele für eine 360-Grad-Analyse
Die Ursachen für Prozessschwächen und mangelnde Informationsangebote an Kund:innen sind oft ähnlich. So haben z.B. viele Unternehmen Datensilos, die unzureichend miteinander verbunden sind. Oder sie arbeiten noch auf der Basis von Dokumenten statt mit modularen Informationen, sodass digitale Auslieferungswege wie Self-Help-Portale oder Chatbots nur schlecht mit Inhalten beliefert werden können. Viele Unternehmen haben zudem sehr viele unterschiedliche Auslieferungswege, sodass Anwender:innen in mehreren Webangeboten und Dokumenten nach der richtigen Inforamtion suchen müssen.
Die Handlungsfelder, die während der Analyse identifiziert werden und in spätere "Baumaßnahmen" münden, unterscheiden sich dagegen bei jedem Unternehmen. Denn die Handlungsfelder und Prioritäten hängen von den Modernisierungszielen und der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens ab. So kann es für ein Unternehmen wichtiger sein, die Automatisierung der Technischen Dokumentation voranzutreiben, etwa indem Datenblätter automatisch aus Produktdaten generiert werden. Andere Unternehmen wiederum priorisieren den Aufbau einer Kundenplattform, um Produktinformationen und Technische Dokumentation über einen einheitlichen, digitalen Kanal auszuliefern und im Internet sichtbarer zu werden.
Hier einige unserer Projekte aus diesem Bereich:
Digitalisierung der Technischen Dokumentation und Einführung von Self-Customer-Service bei SEEBURGER
SEEBURGER plante die Modernisierung seines Lernmaterials – mit dem Ziel, Inhalte und Prozesse für den Customer-Selfservice aufzubauen. Eine zentrale Hilfeplattform soll Kunden, Partnern und Mitarbeitenden eigenständige Lösungen ermöglichen. parson führte eine 360-Grad-Analyse der bestehenden Prozesse und Tools durch und entwickelte Handlungsempfehlungen. Referenz lesen
Digitalisierung der Technischen Dokumentation bei GS1 Germany
GS1 Germany wollte die Technische Dokumentation zu einer zukunftsfähigen, digitalen Lösung überführen. Zunächst klärte parson durch eine gründliche Analyse die Ziele, erfasste die Anforderungen aus verschiedenen Perspektiven und entwickelte konkrete Handlungsempfehlungen. Darauf aufbauend kann GS1 die Inhalte erfolgreich in ein semantisches Redaktionssystem überführen, Smart-Content erstellen und über ein modernes Content-Delivery-Portal bereitstellen. Referenz lesen
Ausrichtung der technischen Kommunikation auf Content-Delivery bei Endress+Hauser
Endress+Hauser wollte seine Technische Kommunikation auf dynamische Bereitstellung ausrichten. Über eine moderne Content-Delivery-Lösung sollen Kunden und Servicetechniker kontext- und zielgruppengerechte Informationen erhalten. parson unterstützte mit einer Anforderungsanalyse und der Evaluation von Lösungen für modulare und semantisch angereicherte Produktinformationen – Grundlage für die dynamische Auslieferung und bestellgerechte Maschinendokumentation. Referenz lesen
Lesetipp: Wenn der digitale Zwilling die Dokumentation steuert
Fazit
Eine 360-Grad-Analyse ist wie der Blick hinter die Wände eines Hauses – man entdeckt, was man sonst übersehen würde. Gerade in der Technischen Kommunikation, wo Inhalte, Produktdaten und Prozesse eng miteinander verzahnt sind, macht dieser Rundumblick den Unterschied: Er schafft Klarheit, spart Zeit und ebnet den Weg für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte.
Wie bereits erwähnt, markiert die Analyse oft den Beginn eines umfassenderen Transformationsprozesses: Sie zeigt die verborgenen Strukturen, deckt Optimierungspotenziale auf und schafft die Grundlage für eine fundierte Priorisierung. Erst darauf folgen die eigentlichen Maßnahmen – vergleichbar mit den Bauarbeiten, die ein Gebäude langfristig stabil und zukunftsfähig machen.