Transformation der Dokumentation bei GS1 Germany: von klassischen Dokumenten zu Smart-Content und moderner Content-Delivery
Wir haben GS1 Germany dabei begleitet, die technische Dokumentation eines Standards für digitale Geschäftsprozesse von klassischen Dokumenten auf strukturierte, modulare Inhalte umzustellen. So entsteht Smart-Content, der in einem semantischen Redaktionssystem () gepflegt und über ein bereitgestellt wird.
Ziel des Projekts war es, redaktionelle Prozesse zu optimieren, das Redaktionssystem produktiv zu nutzen und Inhalte maschinenlesbar bereitzustellen.
Phasenweise zu Smart-Content: Unser Projekt mit GS1 Germany
Anforderungen erheben
Zunächst haben wir die Anforderungen für die Digitalisierung der technischen Dokumentation erhoben und GS1 Germany bei der Auswahl eines Systems zur Pflege der Daten und Dokumentation des deutschen GDSN-Zielmarktprofils (FMCG) unterstützt. GS1 Germany entschied sich für die semantische Content-Management-Lösung klar:suite von klarso, um das deutsche GDSN-Zielmarktprofil (FMCG) zu dokumentieren und die entsprechenden Releases zu verwalten.
Das GDSN-Zielmarktprofil von GS1 Germany ist eine nationale Spezifikation, die auf dem GDSN-Standard basiert und speziell für den deutschen Markt entwickelt wurde. GDSN ist ein globaler GS1-Standard für den automatisierten Austausch von Produktstammdaten zwischen Geschäftspartnern.
Informationsarchitektur entwickeln
Auf dieser Grundlage entwickelten und implementierten wir eine Informationsarchitektur, die passgenau auf die Informationsbedürfnisse der Zielgruppen ausgerichtet ist. Zentrale Anforderungen wurden in einem Proof-of-Concept mit klar:suite validiert.
Dabei entwickelte das Projektteam das Datenmodell, das im semantischen Redaktionssystem die Datenstrukturen und Relationen abbildet. Repräsentative Daten und Dokumentationsinhalte zu GDSN und zum deutschen GDSN-Zielmarktprofil wurden importiert, um das Modell zu befüllen.
Redaktionssystem nutzen und Smart-Content ausliefern
In der aktuellen Projektphase liegt der Fokus darauf, das Redaktionssystem produktiv zu nutzen und die Informationen zum deutschen GDSN-Zielmarktprofil (FMCG) über ein Content-Delivery-Portal zur Online-Recherche der Kataloginformationen bereitzustellen.
Ziel: Smart-Content produktiv machen, Bestandsdaten migrieren und Content-Delivery-Plattform bereitstellen
In dieser Projektphase ging es darum, das gewählte Redaktionssystem (klar:suite von klarso) so einzurichten und anzupassen, dass wir unser Zielmarktprofil und die dazugehörige Dokumentation pflegen, versionieren und veröffentlichen können. Dazu mussten alle Bestandsdokumente im Word- und Excelformat in das neue, semantische Datenmodell überführt und die redaktionellen Prozesse bei GS1 Germany abgebildet werden, damit wir das System eigenständig und produktiv nutzen können. Ein zentrales Ziel war auch die digitale Bereitstellung der Informationen zum deutschen GDSN-Zielmarktprofil über eine Content-Delivery-Plattform zur Online-Recherche der Kataloginformationen.
Wir haben uns auch für diese (fünfte) Projektphase für eine Zusammenarbeit mit parson entschieden – überzeugt von den Ergebnissen der bisherigen Zusammenarbeit und der fundierten Expertise in semantischen Technologien und modernen Redaktionssystemen.
Herausforderungen
Zu Projektbeginn beruhte der Dokumentationsprozess noch auf etablierten manuellen Abläufen. Eine durchgängige Strukturierung und systemgestützte Redaktion (CCMS) waren zu diesem Zeitpunkt noch nicht implementiert. Der Aufwand für die Erstellung der Dokumentation war entsprechend hoch.
Genau hier setzten wir gemeinsam mit GS1 Germany an, um den nächsten Schritt hin zu einer teilautomatisierten, strukturierten technischen Redaktion und modernen Content-Delivery zu gehen.
Lösung
Die Umsetzung erfolgte iterativ in agilen Entwicklungssprints und umfasste mehrere parallele Aufgabenbereiche.
Aufgabenbereich Datenmodellierung
Wir begannen mit der semantischen Modellierung der Datenstrukturen, die dem deutschen GDSN-Zielmarktprofil zugrunde liegen, wie z.B. der Attribute für den Nutri-Score. Dazu haben wir in einem ersten Schritt ein Datenmodell in einer Mindmap entworfen, das mit den Fachexpert:innen von GS1 Germany abgestimmt wurde. In einem zweiten Schritt wurde dieses Modell in die semantische Datenbank von klar:suite übertragen
Vorteile der semantischen Darstellung
In den ursprünglichen Dokumenten kam es häufig zu Wiederholungen: So wurden beispielsweise Ansichten mit Attributen und deren Eigenschaften mehrfach dargestellt – einmal mit Validierungsregeln, ein anderes Mal mit Zuordnungen zu bestimmten BMS-Attributen oder Community-Attributen. Durch die semantische Datenmodellierung wird jedes Datum nur einmal erfasst und verwaltet. Wiederholungen entfallen vollständig.
Die verschiedenen Ansichten, die für die Auslieferung der Dokumentation zum deutschen GDSN-Zielmarktprofil (FMCG) benötigt werden, lassen sich nun gezielt durch Auswertung bestimmter Eigenschaften oder Relationen erzeugen. Dadurch ist die Darstellung kontextbasiert und kann individuell auf das jeweilige Wissensbedürfnis der Anwender:innen zugeschnitten werden.
Aufgabenbereich Anforderungsdefinition
In enger Abstimmung mit dem Projektteam von GS1 Germany und dem Systemhersteller klar:so konkretisierten wir die User-Stories, die wir als Grundlage für die Anpassung des Systems an die Anforderungen von GS1 Germany verwenden. Für jede User-Story wurden klare Akzeptanzkriterien definiert. Zudem begleiteten wir die Testphasen, indem wir die neuen Features anhand vordefinierter Testszenarien prüften.
Aufgabenbereich Agiles Testen
Zur Abnahme der einzelnen Sprints definierten wir zusammen mit GS1 Germany Testfälle und erprobten auf dieser Basis die korrekte Umsetzung der neuen Funktionen. Neben den geplanten Funktionen behielten wir auch das Zusammenspiel der einzelnen Komponenten sowie die Usability des Systems im Blick. Die Testfälle dokumentierten wir in Azure DevOps, sodass jederzeit eine direkte Zuordnung zu den jeweiligen User Stories möglich war.
Aufgabenbereich Anwenderdokumentation
Parallel zur Entwicklung erstellten wir die Dokumentation zu den Features – mit dem klaren Ziel, von Beginn an die Endanwender:innen mit dem Redaktionssystem vertraut zu machen und eine Grundlage zu bilden, auf der GS1 Germany aufbauen und die Technische Dokumentation später eigenständig fortführen kann. Dabei bereiteten wir die Inhalte so auf, dass Endanwender:innen die Funktionen leicht nachvollziehen und anwenden können.
Ergebnis: Produktives Redaktionssystem und Informationsportal für GDSN-Anwender
Am Ende dieser Projektphase stand ein validiertes, produktiv einsetzbares Redaktionssystem, mit dem wir sämtliche Daten und Informationen des deutschen GDSN-Zielmarktprofils sowie unsere Bearbeitungs- und Freigabeworkflows eigenständig abbilden können. Änderungen an Inhalten und GDSN-Daten werden automatisch erkannt und über das Content-Delivery-Portal veröffentlicht – bei deutlich reduziertem manuellem Aufwand.
Das Projekt hat nicht nur unsere redaktionellen Prozesse grundlegend modernisiert, sondern auch die Informationsqualität und Konsistenz spürbar verbessert.
Über GS1 Germany
Es begann mit einem einfachen Beep – und zwar genau vor 50 Jahren! 1974 wurde in einem Supermarkt zum ersten Mal ein Barcode auf einer Packung Kaugummi gescannt. Dies war der Beginn des automatisierten Kassierens – und der Anfang der Erfolgsgeschichte von GS1. Der maschinenlesbare GS1 Barcode mit der enthaltenen GTIN ist mittlerweile der universelle Standard im globalen Warenaustausch und wird zehn Milliarden Mal täglich auf Produkten gescannt. Die Standards von GS1 sind die globale Sprache für effiziente und sichere Geschäftsprozesse, die über Unternehmensgrenzen und Kontinente hinweg Gültigkeit hat. Als Teil eines weltweiten Netzwerks entwickeln wir mit unseren Kunden und Partnern gemeinsam marktgerechte und zukunftsorientierte Lösungen, die auf ihren Unternehmenserfolg unmittelbar einzahlen. Zwei Millionen Unternehmen aus 25 Branchen weltweit nutzen heute diese Sprache, um Produkte, Standorte und Assets eindeutig zu identifizieren, um relevante Daten zu erfassen und um diese mit Geschäftspartnern in den Wertschöpfungsnetzwerken zu teilen. GS1 – The Global Language of Business.