Metadatenmodelle für die Technische Dokumentation entwickeln

Metadaten für intelligente Informationen

Digitalisierung und Industrie 4.0 schreiten stetig voran. Deswegen wollen Sie Ihren Anwender:innen Informationen zur Verfügung stellen, die zielgruppengerecht, maßgeschneidert und aufgabenbasiert sind. Gleichzeitig steigt die Produktvielfalt Ihres Unternehmens und sie wollen die Technische Dokumentation für mehrere Produktvarianten effizient erstellen.

Metadaten sind der Schlüssel für die personalisierte Auslieferung und das Variantenmanagement Ihrer Dokumentation. Sie erschließen Informationen, indem sie zum Beispiel beschreiben, für welches Produkt, welche Zielgruppe und welche Arbeitsaufgabe die Inhalte bestimmt sind. So können Sie mehrere Dokumentationsvarianten aus einer Quelle erstellen. Sind die Metadaten außerdem in der Auslieferung der Inhalte enthalten, dann können Anwendungen wie ein Content-Delivery-Portal können diese Informationen intelligent auswählen, filtern und zusammenstellen.

Metadatenmodelle von parson
Metadaten machen Inhalte intelligent. Metadatenmodelle entwickeln mit parson

Wir entwickeln Ihr Metadatenmodell

Wir entwickeln mit Ihnen ein Metadatenmodell, mit dem Sie Dokumentationsvarianten steuern und gleichzeitig die Inhalte für die Auslieferung auf verschiedenen Kanälen anreichern können. Wir nutzen verschiedene Standards, unter anderem die PI-Klassifikation und iiRDS. Das Modell setzen wir anschließend in Ihrer Autorenumgebung um, z.B. in einem Redaktionssystem/CCMS wie Schema ST4, IXIASOFT oder COSIMA. Wir sorgen außerdem dafür, dass die Metadaten in der Auslieferung von Inhalten in Portale, Web-Anwendungen, Chatbots u.a. Touchpoints berücksichtigt werden und dort für Suchen und Abfragen verwenden werden können. So arbeiten wir.

Ihre Ansprechpartner:innen
Metadatenmodelle für die Technische Dokumentation

Unsere Kundschaft

Metadatenmodell für die Technische Dokumentation entwickeln. So arbeiten wir

  • Anforderungen und Ziele klären. Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir die Anforderungen für das Variantenmanagement der Technischen Dokumentation und Ihre Ziele für die Auslieferung von Inhalten an verschiedene Touchpoints. Wir besprechen, welche Informationen Sie erfassen möchten, wie sie strukturiert werden sollen und welche Prozesse das Metadatenmodell unterstützen soll.
  • Inhalte analysieren. Wir analysieren den vorhandenen Content und die Anforderungen für die Auslieferung.
  • Metadatenmodell entwickeln. Wir erarbeiten ein geeignetes Metadatenmodell. Üblicherweise enthält dies verschiedene Metadatenklassen: Produkte und deren Komponenten und Merkmale, Informationsarten, Verwaltungsmetadaten und funktionale Metadaten wie Zielgruppen.
  • Metadatenmodell testen. Wir setzen das neue Modell prototypisch auf Beispielinhalte in einem Redaktionssystem und/oder einem Content-Delivery-System um. So können wir feststellen, ob alle Anforderungen erfüllt sind.
  • Metadatenmodell implementieren. Wenn Sie es wünschen, implementieren wir das Metadatenmodell in Ihre Dokumentationsumgebung.
  • Metadatenmodell pflegen und weiterentwickeln. Bei Bedarf überprüfen wir das Metadatenmodell auf notwendige Änderungen und aktualisieren es, um sicherzustellen, dass das Modell den sich ändernden Anforderungen und Technologien weiter gerecht wird.

Weitere Informationen rund um das Thema Metadatenmodelle finden Sie auch in unseren FAQs.

FAQs – Häufig gestellte Fragen zum Thema Metadatenmodelle in der Technischen Dokumentation

Was ist ein Metadatenmodell?

In der Technischen Dokumentation werden Metadaten für verschiedene Zwecke eingesetzt: In der Redaktion ermöglichen sie die Wiederverwendung von Inhalten und das Unterscheiden von Dokumentationsvarianten, z.B. für bestimmte Produktvarianten. In der Nutzung von Dokumentation, z.B. in einer App oder einem Portal, können Metadaten zum Filtern oder für die Suche verwenden werden. Ein Metadatenmodell enthält die Metadaten einer bestimmten Domäne oder Organisation für einen bestimmten Zweck. Unternehmen verwenden Metadatenmodelle für Technische Dokumentation, für Produktinformationen und auch im Marketing.

Was ist der Unterschied zwischen einem Content-Modell und einem Metadatenmodell?

Ein Metadatenmodell ist Teil des Content-Modells. Das Content-Modell definiert die Struktur der Inhalte in der Dokumentation. Das Metadatenmodell liefert Informationen über diese Inhalte, um ihre Kategorisierung und Auffindbarkeit zu verbessern. So entsteht eine umfassende Informationsarchitektur für die optimale Verwaltung und Nutzung der Inhalte.

Warum sollten wir ein Metadatenmodell unternehmensweit einführen und nicht nur auf eine Abteilung beschränken?

Von einem unternehmensweiten Metadatenmodell profitieren Sie aus mehreren Gründen:

  • Konsistenz. Sie verwenden dieselben Begriffe, Definitionen und Klassifizierungen in allen Abteilungen und Produkten.
  • Austausch und Integration. Auf Grundlage eines einheitlichen Modells können Sie Informationen reibungslos austauschen und diese in verschiedenen Geschäftsprozessen wiederverwenden.
  • Effizienz. Sie können Begriffe und Definitionen wiederverwenden und reduzieren damit den Aufwand, die Metadaten in verschiedenen Abteilungen und Systemen zu erstellen und zu pflegen.
  • Skalierbarkeit. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie das etablierte unternehmensweite Metadatenmodell einfach erweitern.
  • Datenqualität. Konsistente Informationen und klare Definitionen verbessert die Qualität Ihrer Daten.

Muss ich für das Entwickeln eines Metadatenmodells RDF oder OWL benutzen, oder kann ich auch mit anderen Formaten arbeiten?

Es gibt für die formelle Beschreibung von Metadaten-Schemas Sprachen wie OWL und RDF. Diese müssen Sie jedoch nicht zwingend verwenden. Ebenso ist es nicht notwendig, für das Metadatenmodell einen Knowledge-Graphen zu verwenden. Sie können das Modell auch konzeptionell entwickeln und dann direkt in Ihrem Redaktionssystem oder Content-Delivery-Plattform umsetzen. Die zentrale Pflege des Modells in einer semantischen Datenbank, d.h. in einem Knowledge-Graphen, hat den Vorteil, dass mehrere Systeme darauf zugreifen können. Ein Standardformat wie OWL oder RDF gewährleistet die Interoperabilität. Welche Vorgehensweise für Sie am besten geeignet ist, ermitteln wir im Projekt.

Gibt es Standardmetadatenmodelle, die ich verwenden kann?

Es gibt Standardmodelle, die Sie als Grundlage für Ihr Metadatenmodell verwenden können. Jedes Modell hat seinen eigenen Schwerpunkt und unterstützt verschiedene Anwendungsbereiche. Berücksichtigen Sie also bei der Wahl eines Standardmodells die Anforderungen Ihres Unternehmens. Hier finden Sie eine Auswahl von Metadatenmodellen:

  • iiRDS: Standard für die Auslieferung von technischer Dokumentation und anderer Informationsarten als intelligente Informationen. iiRDS definiert ein einheitliches Metadatenvokabular für die semantische Anreicherung von Inhalten sowie ein Paketformat für die Auslieferung. Mehr erfahren.
  • PI-Klassifikation: Die PI-Klassifikation von Prof. Wolfgang Ziegler ist eine Methode zur Erarbeitung eines Metadatenmodells für die Klassifikation von modularen Inhalten in Redaktionssystemen. Die PI-Klassifikation basiert auf der Einteilung von Metadaten nach Produkt- und Informationskriterien. Mehr erfahren.
  • ECLASS: Ein Datenstandard für die Klassifizierung von Produkten und Dienstleistungen mit Hilfe von standardisierten ISO-konformen Merkmalen. Der ECLASS-Standard ermöglicht den digitalen Austausch von Produktstammdaten über Branchen, Länder, Sprachen oder Organisationen hinweg. Mehr erfahren.
  • VDI2770. Richtlinie des VDI für die Bereitstellung von digitaler Dokumentation. Mehr erfahren.
  • Dublin Core Metadata Element Set (DCMES): Eines der am weitesten verbreiteten Standardmodelle und bietet eine einfache Struktur, um Metadaten für eine Vielzahl von Ressourcen zu beschreiben. DCMES besteht aus 15 Kernelementen wie Titel, Autor, Datum, Beschreibung, Quelle, Sprache und anderen. Mehr erfahren.
  • Metadata Object Description Schema (MODS): Ein XML-basiertes Modell für bibliografische Metadaten. Mehr erfahren.
  • Metadata Encoding & Transmission Standard (METS): Ein mit XML-Schema definiertes XML-Format zur Beschreibung digitaler Sammlungen von Objekten mit Metadaten. Mehr erfahren.

Mit welchen Redaktionssystem arbeitet parson?

Wir arbeiten mit verschiedenen Redaktionssystemen, zum Beispiel:

  • Adobe Experience Manager
  • COSIMA (docufy)
  • Docuglobe und XR/Engineering (gds)
  • Empolis Content Lifecycle Manager
  • Schema ST4
  • Smart Media Creator

Weitere Informationen finden Sie auch in Redaktionssysteme und CCMS für die Technische Dokumentation.