Eine nachhaltige Systemarchitektur für Technische Dokumentation – wie parson das Körber-Geschäftsfeld Technologies bei der Modernisierung der Technischen Kommunikation unterstützte

Körber-Geschäftsfeld Technologies befindet sich in einer digitalen Transformation, in deren Zuge mehrere IT-Systeme und Geschäftsprozesse neu aufgestellt werden. Ein zentraler Punkt ist die Ablösung SAP R/3 durch SAP S/4HANA. Das Geschäftsfeld Technologies hat seine Prozesse für die bestellgerechte Technische Dokumentation und Übersetzung bislang komplett in SAP abgebildet und stark automatisiert. Mit der Ablösung von SAP R/3 muss eine moderne Systemarchitektur für die Technische Dokumentation entwickelt werden, die sowohl die Anforderungen der bestellgerechten Dokumentation pro ausgelieferter Maschine als auch die Dokumentation von Maschinenumbauten einschließlich Übersetzung, Publikation und Ersatzteilkatalog erfüllt.

Analyse der bestehenden Systemlandschaft

In einem kompakten Projektzeitraum von zwei Monaten haben wir die bestehende Systemlandschaft im Körber-Geschäftsfeld Technologies detailliert untersucht. Zum Einsatz kamen unter anderem folgende Methoden:

Interviews mit Stakeholdern aus der Technischen Redaktion sowie den IT-Experten für die jetzige SAP R/3-Landschaft zur Erfassung der derzeitigen Funktionalitäten und Automatisierungen
Erhebung funktionaler Anforderungen in Form von User Stories, priorisiert von „could have“ bis „must have“.
Definition von nicht-funktionalen Anforderungen
Entwurf einer möglichen Zielarchitektur und Mapping der benötigten Funktionen auf die verschiedenen Systemklassen inclusive Abgrenzung zu Funktionen, die in SAP verbleiben
Recherche und Auswahl von geeigneten Systemanbietern und Vorbereitung eines Request for Information (RFI)

Entwurf einer Zielarchitektur

Im Zuge der digitalen Transformation legt Körber-Geschäftsfeld Technologies starken Wert auf Standardlösungen. Eine direkte Abbildung der Dokumentationsprozesse in einem angepassten SAP S/4HANA-System ist daher nicht realisierbar. Eine zukünftige Systemarchitektur soll folgende Leitprinzipien erfüllen:

Erstellung von entwicklungsbegleitender und bestellspezifischer Technischer Dokumentation in einem Redaktionssystem
Nutzung von Automatisierungsfunktionen im Redaktionssystem für bereits automatisierte Prozesse, z.B. die Zusammenstellung und Publikation von Dokumentation passend zu einer Kundenbestellung
Abwicklung von Übersetzungsaufträgen über das Redaktionssystem
Beibehaltung der bisherigen Prozesse und Tools für die Katalogerstellung
Klare Schnittstellen zwischen Redaktionssystem, SAP und Softwareentwicklungssystemen zur Steuerung von Dokumentationsvarianten und Übernahme von technischen Daten und Softwaretexten.
Schnittstellen zu Systemen für Translation-Management und Softwarelokalisierung zur Abwicklung der Lokalisierung
Möglichkeiten, die derzeit dokumentbasierte Technische Dokumentation auf eine topic-basierte Informationsarchitektur und intelligente Informationen umzustellen

Kollaboration im Mittelpunkt

Da die Umstellung auf SAP S/4HANA einem engen Zeitplan folgt, wurden die notwendigen Aufgaben bei der Definition von Anforderungen und Entwurf der Zielarchitektur in einem gemeinsamen Projektteam von Körber und parson aufgeteilt. Die enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit erwies sich dabei als Erfolgsfaktor.

Aufgrund des engen Zeitplans war die reiche Erfahrung von parson zu verschiedenen Systemanbietern und möglichen Lösungswegen für unsere Anforderungen ein echter Gewinn. Wir konnten das standardisierte Vorgehen von parson für die Evaluation von Systemen einschließlich nützlicher Vorlagen nutzen und so innerhalb kürzester Zeit die Anforderungen an die neuen Systeme erheben und in eine Zielarchitektur einordnen.
Bastian Kurbjuhn, Gruppenleiter Editorial Department

Zentrale Ergebnisse des Projekts

Klare Dokumentation der Anforderungen an ein Redaktionssystem
Entwurf einer Systemarchitektur, die Redaktions-, Übersetzungs- und Publikationsprozesse integriert
Durchführung eines RFI mit Systemherstellern zur Validierung der Zielarchitektur

Nächste Schritte

Die Einführung des Redaktionssystems startet 2026. Mit der neuen Architektur schafft das Körber-Geschäftsfeld Technologies die Grundlage, um Technische Dokumentation effizienter, flexibler und zukunftsfähig zu gestalten.

Über Körber-Geschäftsfeld Technologies

Körber ist ein internationaler Technologiekonzern, der weltweit rund 13.000 Mitarbeiter an mehr als 100 Standorten beschäftigt. Der Körber-Konzern bietet in den Geschäftsfeldern Pharma, Supply Chain und Technologies Produkte, Lösungen und Services an. Das Körber-Geschäftsfeld Technologies entwickelt maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen Maschinen, Anlagen, Software, Messgeräte, Aromen sowie Serviceangebote mit Schwerpunkt in der Genussmittelindustrie. Darüber hinaus gehören innovative Konzepte für die Batteriezellenproduktion zu unserem Leistungsspektrum. Zum Unternehmen gehören 25 globale Produktions-, Vertriebs- und Servicestandorte.