Terminologie-Management für den kleinen Geldbeutel

Die konsistente Verwendung von Terminologie im Unternehmen hat Vorteile: Sie vereinfacht die Kommunikation zwischen den Abteilungen und mit den Kunden, beugt Missverständnissen vor und stärkt die Produktmarke. Eine konsistente Verwendung von Terminologie bildet auch die Grundlage für kontrolliertes Schreiben. Handbücher werden verständlicher und kundenfreundlicher, Übersetzungskosten sinken und technische Redakteure gewinnen Zeit für andere Aufgaben. Allerdings verfügt nicht jedes Unternehmen über die personellen und finanziellen Ressourcen für eine umfangreiche Terminologie-Arbeit. Gerade kleine Unternehmen und Dienstleister können sich nur selten einen Vollzeit-Terminologen oder ein kostspieliges Terminologie-Tool leisten. Dieser Artikel erläutert, wie Sie trotz begrenzter Mittel ein erfolgreiches Terminologie-Projekt durchführen.

Was ist Terminologie?

Als Terminologie bezeichnet man die Menge aller Benennungen in einem Fachgebiet. Terminologie kann man also gleichsetzen mit einem Fachwortschatz. Eine effiziente fachsprachliche Kommunikation ist ohne die korrekte Verwendung der Fachwörter nicht möglich.

Terminologie-Arbeit ohne kommerzielle-Tools, geht das?

Mangels einer geeigneten Terminologie-Lösung nutzen viele Unternehmen die gängigen Office-Anwendungen. Sie erstellen Tabellen mit erlaubten und verbotenen Benennungen und machen diese einem ausgewählten Personenkreis zugänglich. Doch ohne festgelegte Prozesse verlieren diese Tabellen schnell an Aktualität. Oft speichern Mitarbeiter die Tabellen lokal und erweitern sie um ihre eigenen Einträge. Mit der Zeit entsteht eine Vielzahl an Insellösungen, und am Ende nutzt doch wieder jeder Kollege andere Benennungen.

Aber gibt es Alternativen, die preiswert sind und trotzdem gute Ergebnisse liefern? In diesem Artikel stellen wir kostenreduzierende Maßnahmen für die fünf Phasen eines Terminologieprojekts vor:

Phase 1: Planung

Analysieren Sie Ihre Ausgangssituation. Identifizieren und sammeln Sie alle betroffenen Dokumente und Dokumentendatenbanken. Finden Sie heraus, ob es bereits Terminologie-Arbeit in Ihrem Unternehmen gibt. Wenn ja, wie geht sie vonstatten?

Formulieren Sie Ihre Ziele: Was wollen Sie mit Ihrem Terminologie-Projekt erreichen? Legen Sie außerdem einen durchführbaren Zeitplan fest.

Bestimmen Sie einen Terminologie-Beauftragten sowie Ihre Zielgruppe und legen Sie fest, ob Sie Ihre Datenbank mono- oder multilingual aufbauen.

Überlegen Sie, welche Abteilungen sich an Ihrem Projekt beteiligen sollen und welche der vorab identifizierten Daten Sie als Grundlage für Ihre Sammlung verwenden möchten. Es kann sinnvoll sein, sich zunächst auf eine Abteilung zu konzentrieren. Sobald Sie eine fundierte Datengrundlage haben, können Sie nach und nach weitere Abteilungen einbeziehen.

Tipps

• Fangen Sie klein an und lassen Sie das Terminologie-Projekt stetig wachsen.

• Richten Sie sich mit Ihrem Terminologie-Projekt an eine möglichst breite Zielgruppe, aber halten Sie den Kreis der Terminologen klein.

• Gestalten Sie offene Kommunikationsstrukturen.

• Binden Sie die Fachabteilungen in Ihr Projekt ein.

Phase 2: Extraktion

Nachdem Sie die relevanten Dokumente identifiziert und gesammelt haben, können Sie die Fachwörter extrahieren.

Häufig ist es schwierig, Fachwörter aus monolingualen Texten herauszuziehen. Insbesondere englische Komposita bilden eine Herausforderung. So werden zusammengehörige Elemente nicht automatisch erkannt, wenn eine schlichte Wortliste aller vorkommenden Wörter generiert wird.

Die Wortliste, die Ihnen nach einer Terminologie-Extraktion vorliegt, ist also eher ein Rohdiamant als fertige Terminologie. Entfernen Sie zunächst Duplikate und Stoppwörter. Erst danach können Sie die extrahierten Wörter terminologisch aufbereiten und standardisieren. Außerdem enthält jede Wortliste viele Einträge, die für die weiteren Arbeitsschritte nicht relevant sind, z. B. unspezifische Verben. Auch diese Einträge müssen Sie entfernen. In Microsoft Office gehen Sie zum Beispiel so vor:

• Entfernen Sie Satzzeichen in MS Word.
• Ersetzen Sie Leerzeichen durch Absatzmarken.
• Kopieren Sie die Liste in MS Excel.
• Entfernen Sie sämtliche Duplikate.
• Entfernen Sie Stoppwörter.

Phase 3: Standardisierung

Eine Herausforderung ist die Definition relevanter Datenkategorien für alle Einträge der Terminologie-Liste, z. B. „Definition“ und „Status“. Bei diesem Schritt müssen Sie berücksichtigen, dass die Arbeitszeit der Projektmitglieder in der Regel eng bemessen ist und sie keine Zeit dafür haben, unzählige Angaben pro Eintrag zu pflegen. Klären Sie schon frühzeitig, welche Informationen die Zielgruppe tatsächlich benötigt. Die Anforderungen von monolingualen Redakteuren können stark von denen multilingualer Übersetzer abweichen.

Jede Wortliste enthält zwangsläufig Synonyme und mehrdeutige Benennungen. Die größte Herausforderung ist es, aus diesen Benennungen die ideale Variante auszuwählen und gegebenenfalls passende Benennungen zu kreieren. Prüfen Sie die einzelnen Einträge anhand einer Checkliste für gute Terminologie. Die folgenden Definitionen und Beispiele stammen teilweise aus der tekom-Studie „Erfolgreiches Terminologiemanagement in Unternehmen“

1. Genauigkeit und Eindeutigkeit

Wählen Sie für ein Konzept immer nur eine Benennung. Umgekehrt sollte eine Benennung auch immer nur ein Konzept kennzeichnen.

Beispiele: Auto, Kraftfahrzeug, KFZ, Kfz, Personenkraftwagen, PKW, Pkw

Achten sie auf die einheitliche Schreibweise einer Benennung. Dadurch machen Sie Benennungen in automatischen Suchfunktionen in Texten auffindbar.

Beispiele: Pkw-Kennzeichen, PKW-Kennzeichen, Kfz-Kennzeichen, Kraftfahrzeugkennzeichen, Autokennzeichen, amtliches Kennzeichen

2. Transparenz und Motivation

Verwenden Sie transparente oder motivierte Benennungen. Diese sind für Personen, die diese noch nicht kennen, aufgrund ihrer Struktur trotzdem weitgehend verständlich. Aus einer transparenten Benennung sind bereits viele Merkmale des Konzepts ablesbar. Dafür eignen sich insbesondere zusammengesetzte Wörter.

Beispiele: Gaspedal, Hyperinflation

Eine semantisch motivierte Benennung übernimmt ein gemeinsprachliches Wort in die Fachsprache. Das Wort verliert seine ursprüngliche Bedeutung und erhält eine neue, fachspezifische Bedeutung.

Beispiele: Handlauf, Computervirus, Knopfzelle

3. Konsistenz

Existiert bereits eine Benennung für ein semantisch verwandtes Konzept, sollten Sie diese verwenden. So gewährleisten Sie eine einheitliche und verständliche Terminologie.

Beispiele: Zertifikat vs. Urkunde, Bildschirm vs. Monitor, Versandgut vs. Fracht

4. Angemessenheit

Achten Sie darauf, dass Lesern die Benennungen geläufig sind. Benennungen sollten nicht zu Verwirrung oder Unsicherheit führen, keine negativen Konnotationen auslösen oder unerwünschte Nebenbedeutungen haben, und sie sollten wertneutral sein. Wählen Sie bei der Benennung von Personen oder Personengruppen geschlechtsneutrale Varianten. Falls z. B. die Abkürzung BANF (Bedarfsanforderung) in Ihrem Unternehmen nicht geläufig ist, sollten Sie sie nicht verwenden.

• Gut: Alle Mitarbeiter haben Anspruch auf die Betriebsrente, wenn sie das 65. Lebensjahr erreichen.
• Nicht so gut: Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf die Betriebsrente, wenn er das 65. Lebensjahr erreicht.

5. Sprachökonomie

Kürzere Benennungen lassen sich nicht nur besser sprechen, sondern auch besser merken. Mit kurzen Wörtern vermeiden Sie auch die Verwendung unerwünschter Abkürzungen.

• Gut: Wissensportal
• Nicht so gut: Wissensverwaltungsdatenbanksystem

6. Ableitbarkeit

Prüfen Sie eine neue Benennung immer darauf, ob sie grammatikalische Ableitungen zulässt. Das ist besonders wichtig im Deutschen und Englischen, da hier häufig Ableitung und Konversion als Wortbildungsverfahren genutzt werden.

• Geeignet: warten > Wartung, Wartungsmechaniker, Wartungshandbuch
• Ungeeignet: pflegen > Pflege, Pflegemechaniker, Pflegehandbuch

7. Sprachliche Korrektheit

Stellen Sie sicher, dass eine Benennung immer den grammatikalischen, morphologischen und phonetischen Regeln der jeweiligen Sprache entspricht.

• Richtig: Server-Client-Verbindung
• Falsch: Server Client Verbindung.
• Richtig: AGB
• Falsch: AGBs, AGB’s.

8. Bevorzugung der Muttersprache

Vermeiden Sie fremdsprachige Benennungen, wenn es gebräuchliche und verständliche Entsprechungen in der eigenen Muttersprache gibt. Nicht nur schließen Sie mögliche Verständnisprobleme aus; Sie vermeiden auch Probleme bei der Bildung der grammatikalischen Formen.

Beispiel: Das Substantiv „Update“ lässt sich recht unkompliziert verwenden. Bei den Verben stoßen Sie möglicherweise auf Probleme: updaten, geupdated.

9. Gesetzes- und Normenkonformität

Verwenden Sie die in Rechtstexten oder Normen festgelegten Benennungen. Sie sind in der Regel eindeutig, sprachlich und sachlich richtig und tragen zum einheitlichen Sprachgebrauch bei.

• Empfohlen: Kraftfahrzeug-Haftpflichtversicherung
• Nicht empfohlen: Auto-Haftpflicht
• Empfohlen: Qualitätsmanagementsystem
• Nicht empfohlen: Qualitätssystem

10. Internationalität

Wenn Sie Internationalismen verwenden, vor allem, wenn diese griechischen oder lateinischen Ursprungs sind, können Sie die Terminologie auf internationaler Ebene vereinheitlichen und die Kommunikation erleichtern.

Beispiele: Nominal, Skonto, Konto, Saldo, Netto

Terminologie-Zirkel

In einem Terminologiezirkel treffen sich die Vertreter der Fachabteilungen und Unternehmensbereiche, um über die konsistente Verwendung von Benennungen zu beraten und die Erweiterung oder Änderung von Regeln und Prozessen zu beschließen. Der Terminologie-Zirkel wird vom Terminologie-Beauftragen geleitet.

Bei der Aufbereitung und Standardisierung der Einträge ist es stets sinnvoll, die Zielgruppe Ihrer Terminologie einzubeziehen. Nur wenn die späteren Nutzer zufrieden mit den erlaubten Benennungen sind, werden sie sie später auch in ihren Texten verwenden. Durch regelmäßige Terminologie-Zirkel steigern Sie die Motivation und Akzeptanz der Zielgruppe.

Tipps

• Wählen Sie die Datenkategorien sorgfältig.
• Halten Sie regelmäßige Terminologie-Zirkel ab.
• Streben Sie Konsistenz an. Wählen Sie eine Vorzugsbenennung pro Konzept und verbieten Sie diese Benennung bei allen verwandten Konzepten.
• Dokumentieren Sie projekt- und firmenspezifische Regeln.

Phase 4: Veröffentlichung

In dieser Phase stellen Sie allen Nutzern die erarbeitete Terminologie-Liste zur Verfügung. Neben teuren kommerziellen Produkten können Sie hierfür auch günstige Alternativen verwenden, z. B. gängige Office-Anwendungen. Oder Sie verwenden ein Wiki, das bereits im Unternehmen genutzt wird und somit keine Anschaffungskosten mit sich bringt.

Für die Veröffentlichung Ihrer Terminologie haben Sie also beispielsweise folgende Möglichkeiten:

• Sie nutzen ein kommerzielles Terminologie-Management-System.
• Sie legen die Terminologie zentral und für alle zugänglich ab.
• Sie verwenden ein firmeneigenes Wiki.

Phase 5: Pflege

Sie haben jetzt Ihre Terminologie-Liste veröffentlicht. Allerdings können Sie nur dauerhaft davon profitieren, wenn Sie die Benennungen in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität prüfen. Holen Sie sich dafür das Feedback der Nutzer ein. So können Sie bestehende Einträge laufend aktualisieren und neue Benennungen hinzufügen. Dafür eignet sich ein Wiki besonders:

• Sie können es abteilungsübergreifend nutzen.
• Die Nutzer beteiligen sich mittels Kommentarfunktion aktiv an der Weiterentwicklung der Terminologie.

Tipps

• Überprüfen Sie Ihre Terminologie regelmäßig auf Aktualität.
• Beziehen Sie die Nutzer ein, z. B. durch Kommentarfunktionen oder Vorschlagsfunktionen.

Fazit

Konsistente Terminologie-Arbeit im Unternehmen muss nicht teuer sein. Die in diesem Artikel vorgestellten Methoden und Tools helfen Ihnen dabei, Ihr Terminologie-Projekt ohne größeren finanziellen Aufwand durchzuführen und dafür zu sorgen, dass trotz geringer finanzieller Mittel eine möglichst große Anzahl von Terminologie-Nutzern erreicht wird. Die Nutzer werden außerdem dazu befähigt, selbst an der Terminologie-Arbeit mitzuwirken, was die Akzeptanz der festgelegten Benennungen immens steigert.

Bibliographie

• Schmitz, Klaus-Dirk und Straub, Daniela: Erfolgreiches Terminologiemanagement im Unternehmen: TC and more GmbH, Stuttgart 2010.

Lesen Sie auch den Wissensartikel Terminologie-Managementsysteme.