Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung: Mit offenen Werkzeugen zu zukunftsfähigen Inhalten
Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung starten häufig unter anspruchsvollen Bedingungen: Die finanziellen Mittel sind begrenzt, und auf Kundenseite stehen nicht immer Fachleute für Digitalisierung, Archivierung oder wissenschaftliche Datenaufbereitung zur Verfügung. Trotzdem sollen umfangreiche Informationsbestände erschlossen, strukturiert und langfristig nutzbar gemacht werden.
Wie kann ein solches Projekt gelingen? Wir haben mit unserem Kollegen Frank Ralf gesprochen, der ein Projekt zur Digitalisierung von Ministerratsprotokollen begleitet hat – über den Umgang mit einem klar definierten finanziellen Rahmen, die Auswahl geeigneter Werkzeuge und die Frage, wie Organisationen befähigt werden können, ein solches Projekt selbstständig weiterzuführen.
Die konkreten Projektergebnisse und die technische Umsetzung haben wir in unserer Referenz zur Digitalisierung der Ministerratsprotokolle beschrieben. In diesem Beitrag geht es um die Erfahrungen und Herausforderungen im Projektalltag.
Wie Digitalisierungsprojekte im Archiv starten – und was oft unklar bleibt
Frank, wie ist das Projekt entstanden und was war dein erster Eindruck?
Der Kontakt ist entstanden, weil das Landesarchiv vor der Aufgabe stand, die Ministerratsprotokolle nicht nur zu digitalisieren, sondern in eine Form zu bringen, die langfristig nutzbar ist. Also nicht einfach Scans, sondern strukturierte, durchsuchbare Inhalte.
Mein erster Gedanke war: Das ist ein sehr spannendes Projekt – aber auch eines, das ziemlich schnell sehr komplex werden kann. Bei der Digitalisierung historischer Dokumente weiß man nie genau, welche Herausforderungen im Detail auftreten.
Was war zu Beginn schon klar? Und an welchen Stellen war noch vieles offen?
Klar war das Zielbild: eine digitale Lösung, die deutlich mehr kann als die bisherigen gedruckten Bände – also bessere Recherche, Verknüpfungen, strukturierte Inhalte.
Offen war vor allem, wie gut sich die vorhandenen Inhalte tatsächlich strukturieren lassen. Wie konsistent die Protokolle sind und wie viel Nacharbeit notwendig sein würde.
Zwischen Planung und Realität: typische Herausforderungen in Digitalisierungsprojekten
Unter welchen Rahmenbedingungen wurde das Projekt umgesetzt?
Für das Projekt stand ein klar begrenzter finanzieller Rahmen zur Verfügung. Das Archivteam brachte umfassende Kenntnisse der Bestände und ihrer fachlichen Erschließung ein. Ergänzend wurde technisches Spezialwissen zu XML, Editionsumgebungen und Publikationsprozessen benötigt.
Die Aufgabe bestand deshalb darin, die fachliche Expertise des Archivteams mit einer passenden technischen Lösung zu verbinden. Dazu gehörten geeignete Werkzeuge, abgestimmte Arbeitsabläufe und ein gezielter Wissenstransfer, damit das Team die digitale Edition langfristig selbstständig fortführen kann.
Was waren die größten praktischen Herausforderungen im Umgang mit den Beständen?
Die Inhalte waren historisch gewachsen und enthalten entsprechend viele Besonderheiten. Es gibt unterschiedliche Formate, unterschiedliche Schreibweisen und teilweise Brüche in der Struktur.
Das bedeutet, dass man sehr genau hinschauen muss und nicht einfach alle Arbeitsschritte automatisieren kann. Qualität und Nachvollziehbarkeit spielen hier eine große Rolle.
Wie seid ihr mit dem vorgegebenen finanziellen Rahmen umgegangen?
Zunächst haben wir gemeinsam betrachtet, welche Mittel tatsächlich zur Verfügung standen und was sich damit realistisch umsetzen ließ. Entscheidend war ein effizienter Einsatz der Werkzeuge. Dabei haben wir die Lösung so angelegt, dass das Archivteam möglichst viele Arbeitsschritte langfristig selbst übernehmen kann.
Nach welchen Kriterien habt ihr die Werkzeuge für das Projekt ausgewählt?
Die Werkzeuge mussten zum Budget, zu den Aufgaben und zu Arbeitsabläufen der Beteiligten passen. Wir haben deshalb auf Open-Source-Werkzeuge und offene Standards gesetzt. So ließen sich Lizenzkosten und eine dauerhafte Abhängigkeit von einem bestimmten Anbieter vermeiden.
Als Arbeitsumgebung kam das Open-Source-System ediarum zum Einsatz, das speziell für wissenschaftliche Editionen entwickelt wurde. Für die strukturierte Erfassung der Inhalte nutzten wir TEI-XML. Außerdem richteten wir eine an das Projekt angepasste Autorenumgebung im Oxygen XML Editor ein. Aus Oxygen konnten die Inhalte als HTML exportiert und anschließend in WordPress weiterverarbeitet und veröffentlicht werden.
Wie habt ihr den Wissenstransfer im Projekt gestaltet?
Unser Ziel war nicht nur, eine technische Lösung bereitzustellen. Wissenstransfer war ein zentraler Bestandteil des Projekts. Gemeinsam mit den Projektbeteiligten entwickelten wir nachvollziehbare Arbeitsabläufe und vermittelten das für die weitere Arbeit notwendige technische Wissen. Die Schulungen behandelten XML und TEI, Oxygen und ediarum sowie die Export- und Publikationsprozesse. So konnte die fachliche Expertise des Archivteams um die erforderlichen technischen Kompetenzen ergänzt werden. Open Source, offenes Tooling und Wissenstransfer gehörten für uns dabei unmittelbar zusammen.
Was war für die Zusammenarbeit im Projekt wichtig?
Vor allem brauchte es eine enge Abstimmung und ein gemeinsames Verständnis für das Ziel. Es reichte nicht, wenn jeder nur seinen Teil erledigte. Die Beteiligten mussten sich regelmäßig austauschen und Entscheidungen gemeinsam treffen.
Ebenso wichtig war eine gewisse Flexibilität. Gerade bei solchen Projekten ändern sich Anforderungen oder Einschätzungen im Laufe der Zeit, und darauf muss man reagieren können, ohne dass das Projekt aus dem Gleichgewicht gerät.
Herausforderungen bei der Digitalisierung historischer Inhalte
Welche Aspekte erwiesen sich im Projekt als aufwendig?
Die Analyse und Strukturierung waren aufwendig. Viele denken zuerst an die technische Umsetzung, aber der eigentliche Aufwand liegt oft darin, die Inhalte zu verstehen und sinnvoll aufzubereiten. Gerade bei historischen Dokumenten ist das ein entscheidender Punkt.
Was bedeutet Digitalisierung in diesem Projekt konkret?
Es geht nicht nur darum, vorhandene Dokumente in ein digitales Medium zu übertragen. Die Inhalte werden strukturiert erfasst und semantisch ausgezeichnet. Dadurch lassen sie sich vereinheitlichen, eindeutig referenzieren, gezielt durchsuchen und weiterverarbeiten.
Welche Möglichkeiten eröffnen strukturierte Inhalte?
Strukturierte Inhalte ermöglichen es, Personen, Orte, Institutionen oder Quellen eindeutig zu kennzeichnen und miteinander in Beziehung zu setzen. Dadurch lassen sich die Inhalte später ergänzen und beispielsweise mit Fotos, Normdaten oder externen Angeboten wie Wikipedia verknüpfen. So entsteht nicht nur eine digitale Kopie, sondern eine zukunftsfähige Grundlage für die weitere Nutzung der Inhalte.
Was nimmst du persönlich aus diesem Projekt mit?
Vor allem habe ich mitgenommen, wie wichtig es ist, technische Lösungen immer eng mit den Inhalten zu denken. Die beste Technologie hilft wenig, wenn sie nicht zu den konkreten Anforderungen der Inhalte passt.
Außerdem funktionieren solche Projekte am besten, wenn fachliche und technische Expertise zusammenkommen und alle Beteiligten gemeinsam Lösungen entwickeln.
Mehr zur konkreten Umsetzung und zu den Projektergebnissen finden Sie in unserer Referenz zur Digitalisierung der Ministerratsprotokolle.
Hier geht es zum Online-Portal der Ministerratsprotokolle.
Sie planen ein Digitalisierungsprojekt oder möchten historische Bestände langfristig digital nutzbar machen? Sprechen Sie mit uns über geeignete Strategien, Werkzeuge und nachhaltige Workflows.