Wie parson SEW-Eurodrive bei der Analyse für eine einheitliche Informationsarchitektur unterstützt hat
Mit einer zukunftsfähigen Informationsarchitektur will SEW-EURODRIVE ihre Technische Kommunikation in der Antriebs- und Antriebsautomatisierung weiter modernisieren. parson unterstützte SEW-EURODRIVE mit einer umfassenden Analyse der Dokumentationsprozesse und Inhaltsstrukturen und entwickelte Handlungsempfehlungen für das weitere Vorgehen.
Ausgangslage: Herausforderungen durch Variantenvielfalt und gewachsene Inhaltsstrukturen
SEW-EURODRIVE, einer der führenden Anbieter in der Antriebstechnik, modernisiert kontinuierlich ihre Technische Kommunikation. Ziel ist es, den Kunden die passenden Informationen kontextspezifisch für ihre Anwendungsfälle auf digitalen Kanälen bereitzustellen und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben der Maschinenverordnung zu erfüllen.
Die Produkte von SEW-EURODRIVE haben elektrische, mechanische und elektronische Komponenten und können individuell konfiguriert werden, um den Anforderungen der Kunden aus den verschiedensten Industriesektoren gerecht zu werden. Die Technische Dokumentation wird in verschiedenen Formaten geliefert: als klassische Betriebsanleitung und weiterführende Produkthandbücher für einen Gerätetyp, als Online-Hilfe für eine App und Softwareanwendungen sowie als auftragsspezifische Betriebsanleitung für ein konfiguriertes Gerät. Die hohe Variantenvielfalt und die verschiedenen Arten der Auslieferung bringen komplexe Anforderungen an die Technische Kommunikation mit sich.
Eine moderne Informationsarchitektur soll die Inhaltserstellung effizienter machen, denn die historisch gewachsenen Inhaltsstrukturen erschweren die Automatisierung von Content-Prozessen.
Historisch gewachsene Inhaltsstrukturen
Die Inhaltsstrukturen im Redaktionssystem haben sich für die verschiedenen Auslieferungsformate parallel entwickelt und unterscheiden sich zwischen den Projekten. Sie reichen von Datensammlungen für die Dokumentation mehrerer Produktvarianten bis hin zu feingranularen Informationsmolekülen für die App-Anwendungen. Die variantengebenden Metadaten für die Steuerung der Dokumentationsvarianten werden als Schema-ST4-Taxonomien gepflegt.
Die unterschiedlichen Inhaltsstrukturen beeinträchtigen die Automatisierung von Prozessen und erhöhen den Wissensbedarf sowie den Einarbeitungsaufwand in der Technischen Redaktion.
Zukunftsfähige Content-Landschaft als Ziel
SEW-EURODRIVE arbeitet darauf hin, eine zukunftsfähige Content-Landschaft zu schaffen, die den Anforderungen der unterschiedlichen Kanäle und Formate gerecht wird und eine durchgängige Datenkette im Unternehmen unterstützt.
Grundlage dafür sind eine einheitliche Informationsarchitektur für variantenreiche Dokumentation und eine optimierte Toolkette aus verschiedenen Informationssystemen für Content-Management, Publikation und Content-Delivery. Zu den Zielen gehören:
eine einheitliche Informationsarchitektur für variantenreiche Informationsprodukte und verschiedene Ausgabeformate im Redaktionssystem Schema ST4
eine durchgängige Datenkette für verschiedene Informationsarten, z.B. variantengebende Produktmerkmale
eine zentrale Belieferung von Ausgabekanälen, z.B. Print, Chatbot und Content-Delivery-Portal, über eine Content-Service-Applikation
Analyseprojekt als Basis der Transformation
Als ersten Schritt beauftragte SEW-EURODRIVE parson mit der Analyse der bestehenden Dokumentationsprozesse, Inhaltsstrukturen und Datenflüsse zwischen den Informationssystemen. Ziel des Projekts war es, Optimierungspotenziale zu identifizieren und eine Roadmap für die Modernisierung der Content-Strukturen und -Prozesse zu entwickeln.
Projektverlauf
Um ein Bild der aktuellen Informationsarchitektur zu erhalten und die Bedürfnisse von SEW-EURODRIVE zu verstehen, führte parson Interviews mit Stakeholdern aus Redaktion, Produktmanagement, Produktdatenmanagement, Übersetzungsmanagement und Support. Zudem analysierten wir die Inhaltsstrukturen im Redaktionssystem.
Die Analyse zeigte, wie Inhalte aktuell aufgebaut sind, wie Datenflüsse funktionieren und wie die Dokumentation von Kund:innen genutzt wird. Dabei lag ein besonderer Fokus auf:
redaktionellen Prozessen und Inhaltsstrukturen in Schema ST4
eingehenden und ausgehenden Datenströmen
Anforderungen aus variantenreichen Produkten und regulatorischen Vorgaben
tatsächlicher Nutzung der Informationsprodukte durch Kund:innen
Ergebnis: Ist-Zustand und Empfehlungen für nächste Projektphasen
Die Analyse von parson liefert SEW-EURODRIVE einen klaren Einblick in den Ist-Zustand der Dokumentationslandschaft – einschließlich der Stärken und Optimierungspotentiale aktueller Wiederverwendungsstrategien und Prozesse. Sie zeigt einen Weg zu einer einheitlichen, zukunftsfähigen Informationsarchitektur auf, mit der verschiedene digitale und klassische Auslieferungswege bedient werden können. Basierend auf den Erkenntnissen dieses Projektes hat parson die folgenden Schritte empfohlen:
Entwicklung eines einheitlichen Content-Modells, das unabhängig von Zielapplikationen und Auslieferungskanälen funktioniert, sowie eines bereichsübergreifenden Metadatenmodells, das Inhalte aus Dokumentation, Produktdaten und anderen Bereichen miteinander verknüpft
Etablierung einer Rolle für die Pflege und Weiterentwicklung der Informationsarchitektur
Verbindung der Datenquellen für Produkteigenschaften und Produktvarianten („sources of truth“) mit dem Redaktionssystem, um variantengebende Produktmetadaten aus den führenden Systemen in die Dokumentation zu übernehmen
Empfehlungen zur Einführung von Content-Operations-Prozessen, um Qualität, Konsistenz und Skalierbarkeit langfristig sicherzustellen
Die folgende Grafik zeigt das Content-Operations-Modell, das als Zielbild aus der Analyse hervorgegangen ist. Es visualisiert die zentralen Elemente, die parson SEW-Eurodrive empfohlen hat.
Kundenzitat
Nächste Schritte
Mit Unterstützung von parson wird SEW-EURODRIVE eine neue Informationsarchitektur erstellen und in einem Prototyp in Schema ST4 erproben. Damit legt das Unternehmen die Basis für eine nachhaltige, produktgerechte Dokumentationslandschaft – modular, wiederverwendbar und optimiert für alle Kanäle.