Was zeitgemäße Redaktionssysteme leisten müssen
Acht zentrale Eigenschaften für eine vernetzte, effiziente und KI-fähige Technische Dokumentation
Chatbots beantworten Servicefragen, KI-Systeme erzeugen Inhalte, digitale Zwillinge liefern Produktinformationen in Echtzeit. Damit all das funktioniert, benötigen Unternehmen eine strukturierte und verlässliche Wissensbasis.
Die zentrale Frage lautet deshalb heute nicht mehr nur: Wie erstellen wir Dokumentation? Sondern vielmehr: Wie organisieren wir Informationen so, dass sie systemübergreifend, wiederverwendbar und KI-bereit sind?
Beispiel
Anna, Leiterin einer Technischen Redaktion in einem Industrieunternehmen, steht vor genau dieser Herausforderung. Inhalte liegen in unterschiedlichen Systemen, Produktinformationen müssen in mehreren Sprachen bereitgestellt werden, neue Self-Service-Portale und KI-Anwendungen sollen eingeführt werden. Gleichzeitig steigen Zeitdruck und Variantenvielfalt.
Eigenschaften eines zeitgemäßen Redaktionssystems
Im Folgenden beleuchten wir acht zentrale Eigenschaften, die ein zeitgemäßes CCMS ausmachen:
- Modularität, Wiederverwendbarkeit und Variantenmanagement
- Omnichannel-Publishing und Content-Delivery von intelligenten Informationen
- KI-Integration und Automatisierung im modernen Redaktionssystem
- Semantischer Content
- Integrationsfähigkeit und Interoperabilität
- Governance, Compliance und sichere Informationsprozesse
- Benutzerfreundlichkeit und Zusammenarbeit
- Integration in die digitale Datenkette
(1) Modularität, Wiederverwendbarkeit und Variantenmanagement
Viele Technische Redaktionen kennen das Problem: Dieselbe Information steht in mehreren Dokumenten. Sobald sich etwas am Produkt ändert, beginnt die Suche nach allen betroffenen Stellen. Warnhinweise müssen aktualisiert, technische Daten angepasst oder neue Produktvarianten ergänzt werden. Das kostet Zeit und erhöht das Risiko von Inkonsistenzen.
Auch Anna kennt diese Situation: Informationen sollen nicht mehrfach gepflegt werden müssen – selbst dann nicht, wenn sie in unterschiedlichen Dokumentationen, Serviceportalen oder Anwendungen verwendet werden.
Moderne CCMS lösen das durch Single-Source-Publishing: Inhalte werden nicht mehr als vollständige Dokumente verwaltet, sondern in eigenständige Module zerlegt, sogenannte Topics bzw. Fragmente oder Snippets. Ein Snippet kann beispielsweise ein Warnhinweis sein. Wird dieser zentral geändert, steht die aktualisierte Information automatisch an allen Verwendungsstellen zur Verfügung.
Modularisierung und Wiederverwendung bilden zugleich die Grundlage für das Variantenmanagement. Inhalte können unterschiedlichen Produktvarianten zugeordnet und daraus variantengerechte Dokumentationen erstellt werden.
Anforderungen
Strukturierter und wiederverwendbarer Content
Single-Source-Publishing
Variantenmanagement und variantengerechte Dokumentation
Konsistente Informationen über alle Kanäle hinweg
(2) Omnichannel-Publishing und Content-Delivery von intelligenten Informationen
Kunden suchen im Self-Service-Portal nach einer Wartungsinformation, während der Service parallel dieselben Inhalte in einer mobilen Anwendung nutzt und ein KI-Assistent automatisiert Fragen dazu beantwortet. In einer Anwendung oder an einer Maschine wollen die Kunden außerdem genau die Informationen erhalten, die zum aktuellen Arbeitskontext und zur Situation passen.
Solche Szenarien gehören heute zunehmend zum Alltag. Technische Informationen werden längst nicht mehr nur in einem einzigen Format oder Kanal bereitgestellt. Nutzer:innen erwarten Inhalte genau dort, wo sie benötigt werden – schnell, aktuell und kontextbezogen.
Für Technische Redaktionen bedeutet das: Inhalte müssen flexibel in unterschiedlichen Kanälen nutzbar sein, ohne dass dieselben Informationen mehrfach gepflegt werden müssen. Beim Erstellen der Inhalte müssen sich Redakteur:innen bewusst sein, dass die Inhalte auf verschiedenen Endgeräten ausgespielt werden können.
Moderne CCMS unterstützen die Auslieferung von Informationsprodukten und auch einzelnen Informationseinheiten in verschiedene Kanäle – beispielsweise als HTML und PDF, über ein Austauschformat wie iiRDS oder eine Schnittstelle direkt in ein Content-Delivery-System. So können verschiedene Kanäle – Portale, Apps und Chatbots – mit aktuellen Informationen versorgt werden.
Die gelieferten Inhalte sollten mit Metadaten ausgestattet sein, die Inhalt, Verwendungszweck, Produktbezug, Zielgruppe und andere Kontextinformationen beschreiben. So können Inhalte passend zur Arbeitssituation ausgeliefert werden.
Kurzer Ausflug zur Auslieferung von Inhalten über Schnittstellen: Diese Art der Lieferung wird auch Headless Delivery genannt.
Headless Delivery bezeichnet die API-basierte Bereitstellung von Inhalten aus einem Redaktionssystem, bei der Inhalt und Präsentation voneinander getrennt sind. Das Redaktionssystem verwaltet die Inhalte zentral, während Portale, Apps, Websites, Chatbots oder KI-Assistenten diese Inhalte über Schnittstellen abrufen und selbst darstellen. Dadurch können Informationen kanalübergreifend konsistent und wiederverwendbar bereitgestellt werden.
Anforderungen
Kanalübergreifende Content-Bereitstellung
Headless Delivery
Standardisierte Lieferformate wie iiRDS
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(3) KI-Integration und Automatisierung im modernen Redaktionssystem
Moderne CCMS sollen heute nicht mehr nur Inhalte verwalten, sondern Informationsprozesse aktiv unterstützen und automatisieren.
Für Anna wäre das entscheidend: Wiederkehrende Aufgaben wie Übersetzungen, Freigaben oder Terminologieprüfungen sollen stärker automatisiert werden, damit sich die Redaktion auf inhaltliche Aufgaben konzentrieren kann.
KI-gestützte Funktionen unterstützen Autor:innen heute unter anderem bei der Klassifizierung von Inhalten mit Metadaten, der Qualitätssicherung oder bei der Identifikation fehlender Informationen. Zunehmend integrieren CCMS generative KI direkt in den Redaktionsprozess – etwa durch Vorschläge für Formulierungen und Wiederverwendungskandidaten, Überarbeitungen und die Erstellung strukturierter Inhalte. Das reduziert manuelle Aufwände und verbessert gleichzeitig Konsistenz und Wiederverwendbarkeit.
Zunehmend relevant wird außerdem die Unterstützung des Model Context Protocol (MCP). Über einen MCP-Server können Funktionen eines Redaktionssystems für KI-Agenten und KI-gestützte Workflows zugänglich gemacht werden.
Nicht jede Effizienzsteigerung muss mit KI umgesetzt werden. Auch die Automatisierung aufwändiger Arbeiten kann die Effizienz der Technischen Redaktion verbessern. Dazu gehören u. a. die Transformation von Eingangsdaten, die Erstellung von Informationsprodukten, Massenänderungen an Inhalten oder Umstrukturierungen aufgrund neuer Dokumentdefinitionen. Ein modernes CCMS sollte die Möglichkeit bieten, Workflows zu automatisieren und diese Automatisierungen zu verwalten.
Anforderungen
- Automatisierungsfunktionen
- Schnittstellen für KI-Agenten, z.B. über MCP
- KI-Unterstützung bei Content-Erstellung, Content-Management und Qualitätssicherung
(4) Semantischer Content
Wenn Unternehmen technische Informationen künftig nicht nur in Dokumenten bereitstellen, sondern kontextsensitiv in Serviceportalen, Apps und KI-Anwendungen, dann müssen diese Inhalte semantisch angereichert sein.
Für die semantische Anreicherung gewinnen standardisierte Taxonomien und Ontologien an Bedeutung. Sie definieren die Art und Bedeutung von Metadaten, die Inhalten im Redaktionssystem zugewiesen werden können und die bei der Auslieferung als intelligente Informationen ebenfalls enthalten sind. Ein Redaktionssystem muss in der Lage sein, Taxonomien und Ontologien zu integrieren und für die Inhalte zu nutzen. Für den Bereich der Technischen Dokumentation ist der iiRDS-Standard als Metadatenstandard wichtig.
Anforderungen
- Unterstützung von Taxonomien und Ontologien
- Semantische Anreicherung von Inhalten
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(5) Integrationsfähigkeit und Interoperabilität
Technische Informationen werden zunehmend in unterschiedlichen Systemen und Prozessen genutzt. Ein modernes CCMS muss sich deshalb in bestehende Systemlandschaften integrieren lassen und den Austausch von Inhalten und Daten mit anderen Systemen unterstützen.
Eine wichtige Voraussetzung dafür sind standardisierte Schnittstellen.
Ein API-first-CCMS stellt seine Funktionen über standardisierte Schnittstellen (APIs) bereit. API-first bedeutet, dass bei der Entwicklung von Funktionen von der API ausgegangen wird. Dadurch können Funktionen des Redaktionssystems auch von außen angesprochen und in andere Systeme und Prozesse integriert werden.
Die zunehmende Integration von Dokumentationsinhalten mit Daten aus führenden Produktdatenmanagementsystemen wie PIM oder PLM kann außerdem durch standardisierte Inhaltsformate wie DITA unterstützt werden.
Ein CCMS sollte außerdem in der Lage sein, Feedback aus nachgelagerten Systemen aufzunehmen, damit dieses für die Verbesserung des Contents genutzt werden kann. Die Erhebung und Analyse solcher Nutzungs- und Feedbackdaten erfolgt jedoch außerhalb des CCMS, beispielsweise in Content-Delivery-Systemen.
Anforderungen
- Offene Standards für Inhaltsstrukturen und Metadaten
- Integration mit Daten aus anderen führenden Systemen
- Standardisierte Schnittstellen und API-first
- Integrationsfähigkeit und Interoperabilität
(6) Governance, Compliance und sichere Informationsprozesse
Sobald Inhalte in vielen Varianten, Sprachen und Kanälen genutzt werden, steigt auch die Komplexität der Freigabe- und Qualitätsprozesse. Unternehmen müssen nachvollziehen können, wer Inhalte erstellt, geändert oder freigegeben hat, insbesondere in regulierten Branchen.
Moderne CCMS unterstützen Funktionen wie Versionierung, Audit-Trails und strukturierte Freigabeprozesse. Änderungen werden dokumentiert und Inhalte erst nach definierten Workflows veröffentlicht.
Gerade in Bereichen wie Medizintechnik, Maschinenbau oder Luftfahrt spielen Compliance-Anforderungen eine zentrale Rolle. Informationen müssen konsistent, nachvollziehbar und unter Berücksichtigung regulatorischer Anforderungen bereitgestellt werden.
Zunehmend wichtig werden außerdem differenzierte Rollen- und Rechtemodelle, sichere Cloud-Architekturen sowie Governance-Mechanismen für KI-generierte Inhalte.
Moderne Redaktionssysteme sollen deshalb nicht nur Inhalte verwalten, sondern auch sichere und kontrollierbare Informationsprozesse ermöglichen.
Anforderungen
- Versionierung und Freigabeprozesse
- Rollen- und Rechtemodelle
- Sichere und nachvollziehbare Informationsprozesse
(7) Benutzerfreundlichkeit und Zusammenarbeit
Ein modernes CCMS soll nicht nur leistungsfähig sein, sondern sich auch effizient im Arbeitsalltag nutzen lassen. Gerade bei der Einführung neuer Systeme spielt die Benutzerfreundlichkeit eine entscheidende Rolle.
Moderne Redaktionssysteme setzen auf intuitive Oberflächen, rollenbasierte Dashboards und cloudbasierte Zusammenarbeit. Autor:innen, Reviewer und Übersetzer:innen sehen jeweils nur die Funktionen, die sie tatsächlich benötigen.
Da Technische Informationen heute meist gemeinsam mit unterschiedlichen Abteilungen, Standorten oder externen Partnern entstehen, unterstützen cloudbasierte CCMS die Zusammenarbeit in Echtzeit – inklusive Kommentaren, Review- und Freigabeprozessen.
Produktinformationen werden häufig in mehreren Sprachen bereitgestellt. Daher gehört auch das Sprachenmanagement zu den wichtigen Funktionen eines modernen CCMS.
Anforderungen
- Intuitive Benutzeroberflächen
- Cloudbasierte Zusammenarbeit
- Effiziente Review- und Freigabeprozesse
- Sprachenmanagement
(8) Integration in die digitale Datenkette
Während es bei der Integrationsfähigkeit eines CCMS um Schnittstellen und Datenaustausch geht, werden in der digitalen Datenkette Dokumentationsinhalte mit Produktdaten und Produktkonfigurationen verknüpft.
Informationen der Technischen Kommunikation werden zunehmend mit Daten aus der Produktwelt zusammengeführt – Produkteigenschaften, technische Daten und ggf. auch aktuelle Messwerte bestimmen, welche Informationsvariante erstellt und welche Informationseinheiten dem Anwender ausgeliefert werden.
Im Zusammenhang mit den Anforderungen aus der Maschinenverordnung und dem digitalen Produktpass wird es außerdem zunehmend wichtiger, Technische Dokumentation passend zum ausgelieferten Produkt zusammenzustellen. Also nicht die Betriebsanleitung für das Modell, sondern für die fertig konfigurierte Produktvariante.
Technische Redakteur:innen haben auch angesichts der Variantenvielfalt, die sie in der Dokumentation abdecken müssen, nicht die Kapazität, um Technische Daten und Softwaretexte in der Dokumentation manuell zu pflegen. Vielmehr sollen Daten, die in anderen Systemen wie Konstruktionssystemen, PLM, PIM oder SAP entstehen und gepflegt werden, automatisiert in die Technische Dokumentation integriert werden.
Moderne Redaktionssysteme müssen daher Mechanismen bieten, um Produktinformationen direkt aus den Quellen zu integrieren und die Erzeugung von Dokumentationsvarianten auf der Grundlage von Produktvarianten zu steuern. Zu diesen Mechanismen können Variablen und Variantenkonfiguratoren im CCMS gehören. Auch die Anbindung an führende Produktdatenmanagementsysteme über APIs ist wichtig für die Integration.
Anforderungen
- Standardisierte Schnittstellen für die Integration mit führenden und nachgelagerten Systemen
- Mechanismen für die Einbettung von Daten aus anderen Systemen im Content und für die Variantensteuerung
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Welche Anforderungen sind für Ihr Unternehmen relevant?
Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselben Funktionen. Was relevant ist, hängt unter anderem von der Produktvielfalt, den Übersetzungsprozessen, den Zielgruppen, den Ausgabekanälen und dem Digitalisierungsgrad der Informationsprozesse ab.
Während einige Unternehmen vor allem Wiederverwendung, Variantenmanagement und Übersetzungen optimieren möchten, stehen bei anderen Themen wie KI-Integration, digitale Zwillinge, Wissensgraphen oder die Bereitstellung von Informationen für Self-Service-Portale und Chatbots im Vordergrund.
Für Industrieunternehmen wie das von Anna geht es deshalb längst nicht mehr nur um die Einführung eines neuen Redaktionssystems. Entscheidend ist vielmehr die Frage, wie Informationen künftig strukturiert, wiederverwendbar und KI-fähig bereitgestellt werden können.
Welche Anforderungen für die eigene Organisation tatsächlich relevant sind, sollte im Rahmen einer strukturierten Anforderungsanalyse bewertet werden.
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Führende Redaktionssysteme im Überblick
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Component Content Management Systems (CCMS) mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Zu den etablierten Systemen gehören beispielsweise:
- Adobe Experience Manager Guides
- COSIMA (DOCUFY)
- Docuglobe und XR (gds)
- Empolis Content Lifecycle System
- madcap IXIA CCMS
- Paligo CCMS
- SCHEMA ST4 (Quanos)
- Smart Media Creator (EC Systems)
- Tridion Docs (RWS)
Die Systeme unterscheiden sich unter anderem hinsichtlich Funktionsumfang, Informationsmodell, Integrationsmöglichkeiten und technologischer Ausrichtung. Die in diesem Artikel beschriebenen Anforderungen können als Grundlage dienen, um zu prüfen, welches CCMS zu den eigenen Anforderungen und Prozessen passt.
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