Der Beratungsansatz von parson für die Einführung moderner Informationssysteme

Strukturierte Einführung von Redaktionssystemen, Wissensdatenbanken, Kundenportalen, Content-Delivery-Lösungen und KI-Systemen

Dieser Artikel erklärt, wie Unternehmen mit dem bewährten Beratungsansatz von parson Redaktionssysteme, CCMSCCMS-Lösungen, Knowledge-Hubs, Content-Delivery-Lösungen oder andere Informationssysteme strukturiert einführen können – von der Analyse über die Anforderungsdefinition und Systemevaluation bis zur erfolgreichen Systemeinführung.

Der Artikel richtet sich insbesondere an Verantwortliche aus Technischer Dokumentation, Digitalisierung, IT, Service und Informationsmanagement, die ihre Informations- und Content-Prozesse strategisch weiterentwickeln möchten. Im Fokus stehen komplexe Systemlandschaften und die strukturierte Einführung von Informationssystemen.

Warum Informationssysteme heute strategisch relevant sind

Informationssysteme im Bereich Content-Management, Content-Delivery und Datenintegration spielen heute eine zentrale Rolle dabei, Informationen zeitgemäß verfügbar zu machen. Nutzer:innen erwarten Inhalte genau dort, wo sie benötigt werden – im Kundenportal, in digitalen Serviceprozessen, über Chatbots oder direkt am Produkt.

Daher geht es längst nicht mehr nur darum, ein bestimmtes Redaktionssystem oder ein Component-Content-Management-System (CCMS) einzuführen. Unternehmen investieren heute in Kunden- und Serviceportale, Self-Service-Plattformen, Content-Delivery-Lösungen, Wissensdatenbanken und Knowledge-Hubs sowie Middleware zur Integration verteilter Informationsquellen.

Damit solche Projekte langfristig erfolgreich werden, braucht es mehr als eine reine Toolauswahl. Entscheidend ist, dass Inhalte, Prozesse und Systeme aufeinander abgestimmt sind.

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Der Beratungsansatz von parson im Überblick

Die Beratung von parson verläuft typischerweise in fünf zentralen Projektphasen:

1. Analyse und Zieldefinition
2. Anforderungsdefinition und Zielarchitektur
3. Systemevaluation  
4. Prototyping
5. Systemeinführung

Begleitend spielen weitere Themen eine wichtige Rolle:

• Informationsarchitektur
• Migration von Altdaten
• KI- und Automatisierungspotenziale
• Enterprise-Integrationen

Unser Beratungsansatz ist bewusst technologieoffen aufgebaut. Im Mittelpunkt steht nicht die Einführung eines einzelnen Systems, sondern die Frage, wie Informationen und Daten im Unternehmen effizient erstellt, gepflegt und bereitgestellt werden können.

Dadurch entstehen Lösungen, die Inhalte über verschiedene Systeme und Kanäle hinweg nutzbar machen und langfristig mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen können.

Phase 1: Analyse und Zieldefinition

Die Analyse schafft ein gemeinsames Verständnis der bestehenden Prozesse, Systemlandschaften und Handlungsfelder. Mit der 360-Grad-Analyse betrachtet parson die gesamte Informationslandschaft eines Unternehmens. Dabei geht es unter anderem um folgende Fragestellungen:

• Wie entstehen und fließen Informationen? 
• Welche Systeme und Datenquellen sind beteiligt? 
• Wo bestehen Medienbrüche oder Schmerzpunkte? 
• Welche Prozesse, Strukturen und Verfahren haben sich bewährt? 
• Welche Informationsbedürfnisse haben Kund:innen und Mitarbeitende, z.B. in Service oder Support? 
• Welche Automatisierungs- und KI-Potenziale sind relevant? 
• Welche strategischen Ziele verfolgt das Unternehmen, und welche Digitalisierungsinitiativen werden aktuell umgesetzt? 
• Welchen Reifegrad haben die Content- und Datenprozesse im Vergleich zu anderen Unternehmen der Branche? 

Typische Ergebnisse der Analyse

• Übersicht bestehender Prozesse und Systeme
• Transparenz über Rollen und Schnittstellen
• Analyse und Bewertung von Informationsflüssen und Medienbrüchen
• Handlungsempfehlungen und Roadmaps

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Phase 2: Anforderungsdefinition und Zielarchitektur

In der Anforderungsdefinition werden strategische Ziele, Nutzungsszenarien und organisatorische Anforderungen in konkrete fachliche und technische Anforderungen übersetzt.

Dabei betrachtet parson nicht nur einzelne Tools, sondern die zukünftige Systemarchitektur als Ganzes – von Redaktionssystemen und Content-Delivery-Plattformen über Wissensdatenbanken bis hin zu Chatbots oder Middleware-Lösungen.

Gemeinsam mit den relevanten Fachbereichen entstehen belastbare Grundlagen für:

• Zukünftige Informationsprozesse
• Systemarchitektur und Integrationen
• Digitale Content- und Datenlieferketten

Die strukturierte Anforderungsdefinition schafft Klarheit über Prioritäten, Zielbilder und benötigte Funktionalitäten und bildet die Grundlage für die spätere Systemevaluation.

Typische Ergebnisse der Anforderungsdefinition

• Priorisierte fachliche und technische Anforderungen, z. B. als User-Storys
• Zielbilder zukünftiger Informationssysteme und -prozesse
• Konzepte für Informationsarchitektur und Metadaten
• Longlist möglicher Systeme und Anbieter

Aus der Praxis

• Auswahl eines Content-Delivery-Portals bei ifm electronic gmbh
• Analyse für eine einheitliche Informationsarchitektur bei SEW-EURODRIVE

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• Erst die Metadaten, dann der Inhalt. Wenn Metadaten das Redaktionssystem steuern

Phase 3: Systemevaluation

Auf Basis der priorisierten Anforderungen beginnt die Systemevaluation. In dieser Phase bewerten wir, welche Informationslösung die fachlichen und technischen Anforderungen am besten unterstützt. 

Die Systemevaluation umfasst unter anderem:

• Auswahl und Bewertung geeigneter Plattformen und Anbieter
• Herstellergespräche
• Ausschreibungen sowie RfI- und RfQ-Prozesse
• Demos und/oder Sandbox-Tests

Neben der Bewertung einzelner Systeme betrachtet parson insbesondere deren Einbindung in die bestehende Systemlandschaft und zukünftige Enterprise-Architektur. Dadurch entsteht eine Grundlage für langfristig skalierbare Informationsprozesse.

Typische Ergebnisse der Systemevaluation

• Vergleich und Bewertung geeigneter Lösungen
• Shortlist relevanter Anbieter
• Entscheidungsgrundlagen für die Systemauswahl

Aus der Praxis

• Nachhaltige Systemarchitektur für die Technische Dokumentation bei Körber

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• Component-Content-Management-System oder Redaktionssystem auswählen. So gehen Sie vor
   

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Phase 4: Prototyping

Im Prototyping prüfen wir, ob ausgewählte Lösungen die zentralen Anforderungen unter realistischen Bedingungen erfüllen. 

Häufig erfolgt dies im Rahmen eines Proof of Concept (PoC) oder eines Minimum Viable Product (MVP). Dabei werden reale Anwendungsfälle, Integrationen, Informationsmodelle und Prozessketten getestet und validiert.

Ziel ist es, Risiken frühzeitig sichtbar zu machen und Annahmen unter praxisnahen Bedingungen zu überprüfen.

Typische Ergebnisse des Prototypings

• Ergebnisse von Tests gegen die Anforderungen
• Erkenntnisse zu Integrationen und Schnittstellen
• Bewertung kritischer Anwendungsfälle
• Erkenntnisse und Planungsgrundlage für die spätere Implementierung

Phase 5: Systemeinführung

In der Einführungsphase begleitet parson die Implementierung der ausgewählten Informationslösung gemeinsam mit Herstellern und Implementierungspartnern.

Dabei stehen nicht nur technische Aspekte im Mittelpunkt, sondern auch organisatorische Veränderungen und neue Arbeitsweisen.

Typische Themen dieser Phase

• Umsetzung der Informationsarchitektur
• Integration bestehender Systeme
• Migration von Bestandsinformationen
• Aufbau neuer Prozesse und Workflows
• Change-Management
• Schulungen und Enablement

Ziel ist nicht nur die technische Einführung eines Systems, sondern die nachhaltige Etablierung zukunftsfähiger Informationsprozesse im Unternehmen.