20 Jahre parson: Ein Gespräch mit Gründerin Ulrike Parson
2026 feiert das Unternehmen parson sein 20-jähriges Bestehen – zwei Jahrzehnte, in denen sich parson von einem Dienstleister für Technische Dokumentation zu einem der führenden Spezialisten für moderne Informationssysteme, Informationsarchitektur und smarte Content-Strategien entwickelt hat.
Ohne Ulrike Parson wäre parson heute nicht das Unternehmen, das es ist. Als Gründerin und langjährige CEO hat sie Ausrichtung, Qualitätskultur und Innovationsanspruch maßgeblich geprägt. Ihre Überzeugung, dass gut strukturierte Informationen der Schlüssel zu besseren Produkten und überzeugenden Kundenerlebnissen sind, wirkt bis heute im Unternehmen fort.
Anlässlich des Jubiläums blicken wir gemeinsam mit ihr auf prägende Meilensteine, Herausforderungen und strategische Entscheidungen zurück. Wir sprechen über den Wandel der Technischen Kommunikation, KI, Standards und Beratung – und darüber, wie sie persönlich neue Energie schöpft.
Ulrike, du hast parson vor 20 Jahren unter dem Namen "parson communication" gegründet. Was hat dich damals dazu bewogen, diesen Schritt zu gehen – und wie lief der Start des Unternehmens?
Anfangs war ich als freiberufliche Technische Redakteurin alleine tätig. Das ergab sich aus verschiedenen beruflichen Stationen – zunächst ohne strategischen Masterplan. Von Anfang an war die Projektlage sehr gut, sodass ich schnell mit weiteren Freiberufler:innen kooperiert habe. 2008 habe ich mich dann entschieden, selber Redakteur:innen anzustellen und das Unternehmen wachsen zu lassen. Wir haben unser erstes Büro in einem Anbau am Haus von Freunden ausgebaut und bezogen.
In dieser Phase war es mir besonders wichtig, moderne und benutzerfreundliche Technische Dokumentation zu liefern, die als wesentlicher Bestandteil des Produkts betrachtet wird und nicht als notwendiges Anhängsel. Mit einem wachsenden Team konnten wir größere Projekte übernehmen und uns fachlich weiterentwickeln.
Persönlich war die Reisetätigkeit in der Anfangszeit eine Herausforderung, da unsere Kinder zu dieser Zeit auch noch relativ jung waren. Von Freiberuflern wurde jedoch in dieser Zeit erwartet, einen wesentlichen Teil der Arbeit vor Ort zu erbringen.
Von Anfang an ging es um Qualität – und um Entwicklung
Wie sah die Anfangszeit von parson aus? Mit welchen ersten Kunden und Projekten seid ihr gestartet, und welchen Herausforderungen musstet ihr euch als kleines Team in den frühen Jahren stellen?
Unsere ersten Kunden kamen aus dem Softwarebereich, es ging um Anwender- und Entwicklerdokumentation. Vieles schrieben wir direkt auf Englisch.
Wir sind in den ersten Jahren kontinuierlich gewachsen und konnten bald internationale Kunden gewinnen. Dazu gehört z. B. NDS e.V., für den wir noch heute arbeiten, worauf wir sehr stolz sind.
Eine zentrale Herausforderung war das Recruiting: Die Wohnungssuche in Hamburg ist schwierig, und es gibt hier keine Universität mit einem Studiengang für Technische Redaktion. Wir brauchten spezialisierte Kolleg:innen für Softwaredokumentation und Entwicklerdokumentation, die auf Englisch schreiben konnten und eine hohe Reisebereitschaft hatten. Qualifizierung und Weiterbildung wurden deshalb früh zu einem festen Bestandteil unserer Unternehmenskultur – und sind es bis heute geblieben.
Wenn du auf die letzten zwei Jahrzehnte zurückblickst: Welche Meilensteine, Wendepunkte oder Entwicklungen haben die parson AG aus deiner Sicht besonders geprägt – sowohl strategisch als auch im Team?
Die grundlegendste Entscheidung war, das Unternehmen wachsen zu lassen, um die personelle Stärke und fachliche Mischung von Kompetenzen zu erzielen, damit wir größere und herausforderndere Projekte realisieren konnten. Das zog bereits 2010 den Umzug in unser zweites, größeres Büro nach sich.
Die Zahl unserer internationalen Kunden wuchs und wir merkten, dass es immer wieder zu Verzögerungen bei der Beauftragung kam, weil ich noch Freiberuflerin war. Die Kunden erwarteten eine gängige Rechtsform für das Abschließen von Verträgen. Hier stieß die Freiberuflichkeit also an Grenzen. Wir haben dann 2013 die AG gegründet, noch im selben Jahr wurden parson communication und die parson AG miteinander verschmolzen. Die Wahl fiel auf eine Aktiengesellschaft, um international einfacher agieren zu können.
Wachstum hieß auch, dass eine Unternehmensorganisation entstehen musste, Managementmethoden notwendig waren und unterstützende Bereiche wie Finanzen, Informationssysteme oder Marketing professionalisiert werden mussten. Ein entscheidender Schritt in der Unternehmensorganisation war die Einführung selbstführender Teams in 2015. Selbstorganisation ist ein kontinuierlicher Prozess, der viel Kommunikation erfordert. Aber das Prinzip der Selbststeuerung prägt unsere Unternehmenskultur nachhaltig und ist meines Erachtens für viele Kolleg:innen ein wichtiger Grund, bei parson zu arbeiten.
Strategisch hat uns die Entwicklung der Branche stark geprägt. Der Markt hat sich spürbar verändert: Nachwuchs ist schwerer zu finden, Unternehmen automatisieren Prozesse, Entwickler:innen erstellen Dokumentation zunehmend selbst – oft KI-gestützt.
Ein sehr wichtiger Meilenstein war deshalb die Entscheidung, unser Leistungsportfolio zu verbreitern und neben der Technischen Redaktion auch Informationsarchitektur, Systemberatung, Pipeline-Entwicklung und Schulungen anzubieten. Diese Entwicklung vollzog sich Stück für Stück entlang der fachlichen Schwerpunkte und Interessen der parson-Kolleg:innen, begleitet von gezielten Weiterbildungen.
Eine weitere zentrale Entscheidung war, das Recruitment nicht länger auf Hamburg und Berlin zu beschränken, sondern uns daran zu orientieren, wer wirklich zu uns passt. Daraus ist ein deutschlandweites parson-Team entstanden, das überwiegend remote zusammenarbeitet. Vor allem aber hat dieser Schritt ein kreatives Team mit vielfältigen Spezialist:innen hervorgebracht, mit denen wir die verschiedensten Projekte umsetzen können.
Stark geprägt hat uns auch das Engagement für iiRDS. Viel ehrenamtliche Arbeit steckt in diesem Standard, an dessen Entwicklung wir von Beginn an mitarbeiten.
Bevor du dich selbstständig gemacht hast, warst du bei größeren Unternehmen und Konzernen tätig. Was hast du in der Führung deines eigenen Unternehmens anders gemacht?
Mir war und ist sehr wichtig, auf Augenhöhe zusammenzuarbeiten. Wir haben daher von Anfang an als Geschäftsleitung auf Transparenz und Partizipation gesetzt: Unternehmenszahlen und -situationen kommunizieren wir regelmäßig in Mitarbeiterversammlungen, Ziele entwickeln wir gemeinsam. Diesen Ansatz haben wir mit der Einführung selbstführender Teams konsequent weitergeführt.
Ein anderer wesentlicher Faktor ist die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Wir haben ja selbst zwei Kinder und wissen, wie herausfordernd unterschiedliche Lebensphasen sein können. Deshalb setzen wir auf flexible Arbeitszeiten und individuelle Teilzeitmodelle, die sich an der jeweiligen Lebenssituation orientieren. Arbeitszeiten können je nach Bedarf angepasst werden, und Überstunden, etwa durch Dienstreisen, werden grundsätzlich durch Freizeit ausgeglichen. Zudem unterstützen wir Mitarbeitende mit Kindern im Kindergartenalter bei den Betreuungskosten.
Diese Haltung tragen wir bewusst nach außen. Unsere Unternehmensorganisation ist fester Bestandteil von Akquisegesprächen: Unsere Kund:innen wissen, dass die Teams, die sie betreuen, viele Entscheidungen eigenverantwortlich fällen und dass Meetings nach 16 Uhr nur nach Rücksprache stattfinden.
Und last but not least – auch Haustiere sind willkommen. Hunde und Katzen dürfen – wenn alle einverstanden sind – mit ins Büro kommen.
Wir haben gelernt, uns immer wieder neu aufzustellen
Zwei Jahrzehnte Unternehmensgeschichte bringen auch schwierige Phasen mit sich. Welche Stolpersteine oder Krisen haben das Unternehmen besonders herausgefordert, und was hast du persönlich und habt ihr als Team daraus mitgenommen?
Die Corona-Zeit war ein deutlicher Einschnitt. Auch wenn wir technisch gut aufgestellt waren und sofort auf Remote-Arbeit umsteigen konnten, traf uns die Situation spürbar. Etliche Kolleg:innen haben Kinder, die plötzlich zu Hause beschult und betreut werden mussten. Kunden stornierten Projekte, weil ihnen selbst Aufträge wegbrachen. Und das gerade erst bezogene Büro stand monatelang leer.
Unsere Kunden- und Projektzusammensetzung hat sich in dieser Zeit nachhaltig geändert – und das ist nach Corona geblieben. Diese Krise hat einige Entwicklungen in unserer Branche beschleunigt.
Ein zweiter Einschnitt war für mich die Einführung generativer KI. Schnell wurde klar, dass sich die klassischen Redaktionstätigkeiten stark verändern würden – unklar waren lediglich Tempo und Ausmaß. Wir haben uns frühzeitig intensiv mit der Technologie auseinandergesetzt, eigene Forschungsprojekte initiiert und unsere Erkenntnisse unter anderem auf der tekom-Tagung 2023 vorgestellt sowie in einem Whitepaper veröffentlicht.
Heute ist KI ein fester Bestandteil unserer Arbeit. Ich verstehe KI nicht als Bedrohung, sondern als technisches Instrument, das in verschiedenen Bereichen unserer Branche eingesetzt werden kann, wobei jede andere Technologie Grenzen hat. Wir selber setzen KI in allen Unternehmensbereichen ein, auch in der Beratung.
Für uns beginnt gute Beratung beim Gesamtbild
Die Beratung ist heute ein zentraler Bestandteil des parson-Portfolios. Was macht für dich gute Beratung aus, und mit welchen Fragestellungen kommen Unternehmen typischerweise auf die parson-Teams zu?
Gute Beratung ist neutral und anforderungsbezogen. Es geht nicht darum, eine Lösung zu verkaufen, sondern zu verstehen, wo der Schuh drückt: Welche Schmerzpunkte gibt es in der täglichen Arbeit? Wo entstehen Frust, Reibung und Zeitverlust – und was funktioniert bereits gut? Gute Beratung betrachtet zudem das Gesamtbild, also das Zusammenspiel aller Systeme, Prozesse und Informationen im Produktlebenszyklus.
Die Fragestellungen unserer Kund:innen sind entsprechend vielfältig: Es geht darum, statt starrer Dokumente digitale und personalisierte Informationen auszuliefern, es geht um effizienten Kundendienst, komplexes Variantenmanagement für technische Produkte und Self-Service für Kunden. Technische Kommunikation ist heute eng in andere Unternehmensbereiche integriert: Sie interagiert mit Produktdatenmanagement, Produktentwicklung, Training, Vertrieb, Support und Marketing und kann längst nicht mehr isoliert betrachtet werden. Oft müssen veraltete Datensilos aufgebrochen und abgelöst werden.
Deswegen steht am Anfang vieler Projekte eine strukturierte Prozess- und Bestandsanalyse, bevor die eigentlichen Anforderungen an modernisierte Prozesse und Systeme formuliert werden.
Wir von parson müssen in kurzer Zeit verstehen, wie Prozesse beim Kunden funktionieren und was verbessert werden kann. Die Kunden müssen sich ggf. von eingespielten Prozessen und Arbeitsweisen verabschieden und ehrlich berichten, was nicht so gut läuft.
Manchmal ist die Lösung relativ einfach, etwa die Einführung eines neuen Redaktionssystems. In anderen Fällen wird es komplexer, vor allem, wenn viele Systeme miteinander interagieren und die entsprechenden Abteilungen enger verzahnt werden müssen. Transformationsprojekte dauern oft mehrere Jahre und sind mit Schmerzen verbunden. Sie sind jedoch alternativlos, um am Markt bestehen zu können.
parson ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen. Dein Mann Manfred Parson ist CFO. Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit in dieser Konstellation – und welche Vorteile, aber vielleicht auch Herausforderungen, bringt sie mit sich?
Ein Unternehmen fachlich und wirtschaftlich zu führen, ist eine dauerhafte Herausforderung. Umso dankbarer bin ich, dass wir in dieser Konstellation – mit klar getrennten Verantwortungsbereichen als CEO und CFO – seit vielen Jahren gut zusammenarbeiten. Und ja, wir sind immer noch verheiratet 😉.
Wir mussten bei der Aufgaben- und Zeiteinteilung sehr flexibel sein, um Kindern, Familienleben und Unternehmen gerecht zu werden. Eine Herausforderung ist das Abschalten; nicht selten setzen sich Gespräche am Abendbrottisch fort, auch weil unsere Tage meist dicht gefüllt sind.
Auch für unsere Kolleg:innen ist es vermutlich nicht immer einfach. Ein Ehepaar als Geschäftsführung wirft Fragen auf: Mit wem bespreche ich was? Ist das schon abgestimmt? Was passiert, wenn die Chefs sich nicht einig sind? Dabei kommt es manchmal zu Missverständnissen. In der Regel klären wir sie jedoch schnell und direkt.
Welche Themen begeistern dich und die Kolleg:innen besonders, wenn Unternehmen mit neuen Projekten oder Herausforderungen auf parson zukommen – und warum sind gerade diese Felder für euch so spannend?
Ich glaube, es gibt etwas, das uns alle verbindet – auch wenn unsere Projektaufgaben teilweise sehr unterschiedlich sind: der fachliche Erfolg im Projekt. Es ist erfüllend, gemeinsam mit den Mitarbeitenden unserer Kund:innen Lösungen zu entwickeln, die ihre tägliche Arbeit erleichtern oder Innovationen vorantreiben.
Worin dieser Erfolg konkret besteht, hängt von der Rolle der parson-Kolleg:innen und vom jeweiligen Projekt ab: Für die einen ist es die reibungslos funktionierende Publikation oder eine erfolgreich umgesetzte Migration, inklusive der dafür entwickelten Skripte. Für andere ist es die klare und einstimmige Entscheidung für ein neues Redaktionssystem. Und wieder andere freuen sich über ein Stück Technische Dokumentation, das gut geschrieben ist und pünktlich geliefert werden konnte.
Zu unserer Selbststeuerung gehört auch, dass Projekte intern ausgeschrieben werden und Kolleg:innen sich nach Interesse und Weiterbildungszielen auf bestimmte Aufgaben bewerben können. So kann man die Felder vertiefen, in denen man sich fachlich weiterentwickeln und langfristig arbeiten möchte.
Ein wichtiger Teil der Arbeit von parson sind Standards wie iiRDS. Warum spielen Standards in den parson-Projekten eine so große Rolle – und wie verändern sie den Umgang von Unternehmen mit ihren Produktinformationen?
Normen und Standards bündeln Fachwissen, schaffen Orientierung und Grundlage für eigene Entwicklungen von Produkten und Informationen. Deshalb gehört es zu unseren Grundwerten, uns aktiv an Standardisierungsprojekten zu beteiligen.
iiRDS ist heute der führende Standard für die Auslieferung intelligenter Informationen anstelle klassischer Dokumente in der Technischen Dokumentation. Wir sind bis heute aktiv an der Weiterentwicklung beteiligt. iiRDS schafft die Grundlage für digitale Informationsauslieferung.
Zudem unterliegen unsere Kund:innen branchenspezifischen Normen und regulatorischen Anforderungen. Maschinenlesbare und semantisch angereicherte Normen werden auch hier immer wichtiger. Anforderungen an Produkte und an die Dokumentation lassen sich effizient aus den Normen ableiten. Vor diesem Hintergrund bringen wir unsere iiRDS-Erfahrungen aktiv in IDiS ein, der Initiative für digitale Standards.
Auch technische Standards wie DITA, RDF, XML und ReqIF sind wichtig, um Systeme und Daten kompatibel zu gestalten. Wer auf etablierte Standards setzt, kann Systemkomponenten flexibler austauschen und Lösungen anpassen. Deshalb halte ich auch in diesem Bereich Standards für essenziell.
KI ist für mich ein Werkzeug – keine Bedrohung
Kaum ein Thema beschäftigt die Branche derzeit so sehr wie künstliche Intelligenz. Wo siehst du konkrete und realistische Einsatzmöglichkeiten von KI in der Technischen Kommunikation, und wo liegen aus deiner Sicht momentan noch die Grenzen?
Künstliche Intelligenz ist ein nützliches Werkzeug in den Händen qualifizierter Technischer Redakteur:innen: Mit KI können Inhalte erzeugt, strukturiert, umformuliert, übersetzt und visualisiert werden. Darüber hinaus lassen sich Arbeitsschritte gezielt automatisieren. So kann z. B. ein KI-Agent Änderungsinformationen aus der Entwicklung nutzen, um betroffene Stellen in der Technischen Dokumentation zu identifizieren und konkrete Vorschläge für inhaltliche Anpassungen zu machen.
Die Grenzen liegen meines Erachtens dort, wo neues Wissen entwickelt und aus komplexen Informationen tragfähige Anforderungen oder abstrakte Konzepte abgeleitet werden müssen. Dazu zählen etwa die Erarbeitung eines neuen Dokumentationskonzepts einschließlich einer fundierten Zielgruppenanalyse, die Ausarbeitung einer tragfähigen Informationsarchitektur für digitale Technische Dokumentation oder die Entwicklung einer IT-Architektur für Informationsmanagementsysteme. Und natürlich gibt es den zwischenmenschlichen Bereich: die Moderation von Workshops, das Führen von Interviews mit Fachexpert:innen und die Bewertung und Priorisierung von Maßnahmen zur Entwicklung einer Entscheidungsvorlage.
Zugleich glaube ich, dass die Automatisierbarkeit einiger klassischer redaktioneller Tätigkeiten unterschätzt wird. Ein Beispiel: Wenn im Unternehmen eine durchgängige Datenkette besteht, z. B. technische Daten aus einer PIM oder aus SAP übernommen werden und klar definierte Vorlagen für Datenblätter vorliegen, lassen sich diese automatisch erzeugen und ausliefern. In solchen Szenarien ist keine manuelle redaktionelle Erstellung mehr erforderlich. Und in Zukunft wird die Wartung und Reparatur von Maschinen ggf. von Robotern erledigt, die gar keine ausformulierte Dokumentation mehr brauchen, sondern reine Daten.
Die gute Nachricht für den Beruf der Technischen Redakteur:innen ist: Parallel dazu steigt die Variantenvielfalt von Produkten, und regulatorische sowie technologische Anforderungen an die Dokumentation nehmen zu. Neue regulatorische Anforderungen wie Maschinenverordnung, Digitaler Produktpass und Cyber Resilience Act erhöhen die Dokumentationsanforderungen. Es wird also genug zu tun sein in Zukunft, allerdings in veränderter Form.
parson arbeitet seit vielen Jahren in einem starken Partnernetzwerk. Welche Bedeutung haben Kooperationen für euch – und wie profitieren eure Kund:innen von diesen gemeinsamen Kompetenzen und Projekten?
Ohne unsere Partner wären wir heute nicht dort, wo wir stehen. Unsere Leistungsportfolios ergänzen sich gezielt, sodass unsere Kund:innen ein deutlich umfassenderes Angebot erhalten. Wir lernen voneinander und setzen gemeinsam Projekte um, die wir allein nicht in dieser Qualität oder Tiefe realisieren könnten. Wir haben einen kurzen Draht zu unseren Partnern und können bei Problemen oder kurzfristigen Anfragen schnell reagieren. Für unsere Kund:innen bedeutet das: bessere Lösungen, höhere Umsetzungssicherheit und gebündeltes Know-how aus unterschiedlichen Perspektiven.
Unsere Kunden wiederum schätzen unsere Herstellerneutralität – wir sind keine Reseller von Redaktionssystemen oder Delivery-Lösungen und können daher unabhängig bewerten.
Branchenveranstaltungen wie die tekom-Jahrestagung gehören für dich und viele aus dem parson-Team seit Jahren dazu. Welche Rolle spielen diese Events für euch – und wie hast du die Entwicklung der Veranstaltungen und der Community erlebt?
Die tekom-Tagung ist für mich wie ein Familientreffen, mit der Arbeitsfamilie sozusagen. Vorträge und Networking stehen für viele Kolleg:innen und mich im Vordergrund. Die größte Freude bleibt jedoch das persönliche Wiedersehen: alte und neue Kolleg:innen treffen, Erfahrungen austauschen und Menschen miteinander vernetzen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen.
Wir haben eine starke und lebendige Community, die hier zusammenkommt. Aktuelle Themen wie KI sind selbstverständlich präsent. Angesichts der Umwälzungen durch die Digitalisierung halte ich es jedoch für notwendig, das Gesamtkonzept der Tagung weiterzuentwickeln – in Richtung Wissensmanagement, Produktdatenmanagement, Wissensmodellierung und Informationsmanagement.
Ich weiß, dass die tekom an der Modernisierung des Verbands und der Tagung arbeitet, und bin zuversichtlich, dass sie unserer "Arbeitsfamilie" auch in Zukunft einen relevanten und zukunftsorientierten Branchentreffpunkt bietet.
Arbeit wird sich verändern – aber sie geht uns nicht aus
Wenn du nach vorn blickst: Welche technologischen und organisatorischen Entwicklungen werden die Technische Kommunikation in den nächsten fünf bis zehn Jahren deiner Einschätzung nach am stärksten prägen – und worauf bereitet ihr parson schon heute vor?
Die Technische Kommunikation wird sich in den kommenden Jahren noch stärker mit anderen Unternehmensbereichen verzahnen, um digitale und zunehmend automatisierte Arbeitsprozesse zu schaffen. Dazu zählen insbesondere Produktdatenmanagement, Auftragsprozesse, internes Wissensmanagement sowie die Bereitstellung von Informationen über Websites, Schulungssysteme und weitere digitale Kanäle.
Daher bauen wir unser Leistungsportfolio gezielt in Richtung System- und Prozessberatung, Informationsarchitektur und Publikationsautomatisierung aus. Die entsprechenden Kompetenzen entwickeln wir im Team kontinuierlich weiter – von Informationsarchitektur und Metadatenentwicklung über DITA und Pipeline-Entwicklung bis hin zu Projektmanagement und agilem Testen.
Neue Energie finde ich draußen – und im Austausch mit Menschen
Und zum Abschluss eine persönliche Frage: Bei all den Projekten, Reisen und Engagements – wie schaffst du es, abzuschalten? Welche Hobbys, Routinen oder kleinen Auszeiten helfen dir dabei, neue Energie zu tanken?
Frische Luft und Bewegung sind für mich der beste Ausgleich. Seit wir vor gut einem Jahr aufs Land gezogen sind, kann ich mich viel im Garten austoben und draußen arbeiten. Wir treffen uns gerne mit unseren Kindern, die bereits ihre eigenen Haushalte haben. Besonders liebe ich das Wandern – ein Hobby, das meine Schwester mir nahegebracht hat. Gemeinsam haben wir bereits Österreich, die Ostseeküste, die Sächsische Schweiz und die Fränkische Schweiz erwandert. Für mich gibt es kaum eine bessere Art, zu entschleunigen. Und ganz klassisch gehe ich gerne in Konzerte und Kunstausstellungen – als bewusster Gegenpol zum oft digitalen Arbeitsalltag.
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