Informationsarchitektur für Technische Dokumentation und Unternehmenscontent entwickeln
Mit einer Informationsarchitektur zu smartem Content
parson entwickelt für Sie eine moderne . Das heißt, eine klare Struktur, nach der Inhalte erstellt, organisiert und wiederverwendet werden. Dazu gehören strukturierte , die Inhalten zusätzlichen Kontext verleihen und sie so besser nutzbar in Chatbots und Portalen machen.
Eine gute Informationsarchitektur sorgt dafür, dass Ihre Technische Dokumentation, Produktinformationen, Lerninhalte und Supportinformationen verständlich, modular und effizient sind. Das hilft nicht nur Ihren Autor:innen, sondern auch Ihrer Kundschaft und dem Support: Sie finden schneller, was sie brauchen.
Informationsarchitektur für
Ihre Produkte und Dienstleistungen werden digitaler und individueller. Ihre Kundschaft stellt sich eigene Produktvarianten zusammen oder bucht bestimmte Funktionen als Service. Auch neue digitale Geschäftsmodelle entstehen.
Statische Dokumentation und Produktinformationen und dokumentenbasiertes Arbeiten können mit dieser Vielfalt kaum mithalten. Ohne eine durchdachte, modulare und semantische Informationsarchitektur wird es schnell unübersichtlich – und aufwändig. Inhalte lasse sich nicht flexibel wiederverwenden, Aktualisierungen kosten Zeit, und Ihre Nutzer:innen finden sich schlechter zurecht.
Wir erstellen für Sie eine moderne Informationsarchitektur, auf deren Grundlage Sie Ihre Inhalte modular aufbauen und ausliefern können. So arbeiten wir.
Ihre Ansprechpartner:innen
für smarten Content
Unsere Kundschaft
für Technische Dokumentation. So arbeiten wir
- Anforderungen verstehen. Gemeinsam mit Ihnen sehen wir uns an, was Ihre Autor:innen und andere Mitwirkende brauchen, um effizient mit Inhalten arbeiten zu können. Auch die Erwartungen Ihrer Zielgruppen an die Nutzung von Dokumentation, Produktinformationen und anderen Inhalten beziehen wir mit ein – vor allem mit Blick auf die Digitalisierungsziele Ihres Unternehmens.
- Inhalte untersuchen. Wir prüfen die verschiedenen Inhaltsarten Ihres Unternehmens – vom Datenblatt, über die Technische Dokumentation und Trainingsinhalte bis hin zu Supportinformationen – darauf, wie gut sie standardisiert, modular aufgebaut und für Varianten geeignet sind.
- Informationsarchitektur erstellen. Wir entwickeln Contentstrukturen und Metadatenmodelle für Ihre Inhalte, einschließlich Vorlagen, technischer Umsetzung in Autorenlösungen und Redaktionssystemen und Darstellung im Zielsystem, z.B. einem Self-Service-Portal.
- Formate, Werkzeuge und Prozesse prüfen. Gemeinsam mit Ihnen untersuchen wir die bestehenden Formate, Werkzeuge und Prozess – also wie Inhalte erstellt, geprüft, freigegeben und veröffentlicht werden. So erkennen wir, was optimiert werden kann.
- Mitarbeitende schulen. Wir machen Ihre Autor:innen und andere Beteiligte fit für die neue Informationsarchitektur – und das -basierte Schreiben.
Weitere Informationen rund um das Thema Informationsarchitektur finden Sie auch in unseren FAQs.
FAQs – Häufig gestellte Fragen zum Thema für Technische Dokumentation und Unternehmenscontent
Was ist eine Informationsarchitektur?
Eine Informationsarchitektur legt fest, wie Inhalte strukturiert und gestaltet werden. Sie kann für unterschiedliche Inhaltsarten gelten: Technische Dokumentation, Produktinformationen, Spezifikationen, Lerninhalte, Supportartikel, Wissensartikel oder Website-Content.
Eine moderne Informationsarchitektur bildet die Grundlage für modulare Inhalte, die digital und flexibel nutzbar sind, und definiert Content-Strukturen, und Methoden für die Wiederverwendung von Content.
Dank dieser standardisierten Struktur können Inhalte aus verschiedenen Quellen einheitlich gestaltet werden. Das sorgt für verständliche, gut lesbare Inhalte, unabhängig davon, wer sie erstellt hat, und ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung, z.B. für Chatbots und Self-Help-Portale.
Was gehört zu einer Informationsarchitektur?
Die folgenden Elemente gehören zu einer Informationsarchitektur für die Technische Dokumentation und Unternehmenscontent:
- Ein Contentmodell für verschiedene Dokumentarten sowie Inhaltsarten und deren Elemente. Im -basierten Schreiben gibt es beispielsweise die Inhaltsarten, auch Topic-Typen genannt, Aufgabe, Referenz und Troubleshooting sowie Fragmentarten wie Warnhinweise.
- Methoden und Strukturen für das , z.B. um Dokumentationsvarianten für verschiedene Produktausführungen zu realisieren
- Ein Metadatenmodell, mit dem Sie Ihre Dokumentationsvarianten für verschiedene Produkte und Zielgruppen und die dynamische Auslieferung (Content-Delivery) steuern können.
- Ein Konzept für die Modularisierung und Wiederverwendung von Inhalten
- Regeln für die einheitliche sprachliche Gestaltung von Inhalten, insbesondere Terminologie und Schreibregeln
Was versteht man unter einem Contentmodell?
Ein Contentmodell, im Englischen content model, definiert die Strukturen, Eigenschaften und Beziehungen zwischen den verschiedenen Inhaltsarten eines Unternehmens. Es umfasst Inhalte aus verschiedenen Bereichen, zum Beispiel Marketing, Technische Dokumentation, technische Spezifikationen, Berichte und Support-Fälle.
Ein gut strukturiertes Contentmodell für modulare Inhalte senkt die Erstellungskosten, erleichtert die bereichsübergreifende Wiederverwendung von Inhalten, ermöglicht die Veröffentlichung auf verschiedenen Kanälen (omni-channel content delivery) und unterstützt das personalisierte Abrufen von Informationen.
Beispiel: In einem Contentmodell für Technische Dokumentation könnten verschiedene Arten von Inhalten vorkommen: Handlungsanweisungen, Technische Daten, Parameterbeschreibungen, Warnhinweise. Zusätzlich erhalten die Inhalte Metadaten wie die Produktvariante oder die Zielgruppe.
Was macht gute Informationsarchitektur aus?
Eine gute Informationsarchitektur sorgt dafür, dass die Inhalte auf den verschiedenen Kanälen eines Unternehmens wie Website, Produktdokumentation, Online-Hilfe, Hilfe-Portal oder Chatbot gut auffindbar sind, personalisiert ausgeliefert werden und unternehmensweit einheitlich sind. Dafür sind u.a. folgende Faktoren wichtig:
- Standardisierte Contentstrukturen sorgen dafür, dass Inhalte aus verschiedenen Abteilungen einheitlich strukturiert sind.
- Einheitliche Metadaten, z.B. auf Basis von oder PI-Class®, ermöglichen es Anwendungen, Inhalte zu organisieren und kontextgerecht auszuliefern. Metadaten unterstützen die Personalisierung und die Suche nach Inhalten in Webportalen. So können z.B. Inhalte, die für das Servicepersonal bestimmt sind, mit Metadaten für die Zielgruppe (bspw. Techniker) und den Diagnose-Codes versehen werden. So findet das Servicepersonal im konkreten Fehlerfall schnell Abhilfe.
- Eine Unternehmensterminologie sorgt dafür, dass Kernbegriffe im Unternehmen einheitlich verwendet werden und erleichtert das Verständnis der Texte.
Was sind die Herausforderungen beim Entwickeln einer Informationsarchitektur?
Jedes Unternehmen hat eigene, unterschiedliche Informationen, die strukturiert werden müssen, und verschiedene Ausgabekanäle wie Dokumente, Websites, Portal, Chatbots, Online-Hilfen uvm.
Daher kann man beim Ausarbeiten einer Informationsarchitektur nicht einfach Schema F anwenden, sondern muss zunächst analysieren, welche Anforderungen und Erwartungen vorliegen. Das erfordert ein hohes Maß an Flexibilität, kritischem Denkvermögen und Analysefähigkeiten. Gleichzeitig braucht man Fachwissen, um zu entscheiden, welche Lösungen sich anbieten etwa bei der Auswahl eines Metadatenmodells, der Standardisierung von Contentstrukturen oder der Auswahl eines Redaktionssystems (CCMS). Dass keine zwei Projekte ganz gleich verlaufen, macht den Beruf von Informationsarchitekt:innen herausfordernd und spannend.
Was passiert mit Bestandsinhalten, wenn wir eine neue Informationsarchitektur einführen?
Wenn Sie eine neue Informationsarchitektur einführen, z. B. um modulare Inhalte digital auszuliefern, müssen Ihre bestehenden Inhalte in die neuen Strukturen überführt werden. In der Regel werden Dokumente in Topics aufgeteilt und diese mit Metadaten angereichert. Dies kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, wobei mehrere Methoden auch gemischt werden können:
- Manuell, indem Autor:innen die Inhalte neu strukturieren und überarbeiten
- Script-gestützt, indem z. B. eine -Struktur in eine andere überführt wird
- KI-gestützt, indem z. B. Metadaten automatisiert zugewiesen werden
Erfahren Sie mehr in unserer Leistung Bestandsdokumentation migrieren.
Was ist der Unterschied zwischen der Sitemap einer Website und einer Informationsarchitektur?
Eine Sitemap bildet die Struktur einer Website mit allen vorhandenen Seiten ab. Sie zeigt die hierarchische Auflistung der Ordnerstruktur auf: Von der Startseite geht es wie ein Wasserfall zu den verschiedenen Unterseiten. Die Sitemap repräsentiert also die Struktur eines spezifischen Auslieferungskanals für Inhalte, nämlich einer Website. Daneben kann es weitere Auslieferungskanäle wie PDF-Dokumente oder Chatbots geben.
Eine Informationsarchitektur regelt die Strukturen auf der Erstellungsseite. Sie legt fest, wie verschiedene Inhaltsarten aufgebaut sind, welche Metadaten verwendet werden und welche Schreibregeln gelten.